企業要做好人才盤點,就要留住好員工,那么,作為一枚合格的HR,該如何與申請離職的員工進行面談呢?
明確員工離職的真正原因
一般員工離職,都會在辭職信上寫身體原因、家庭原因,或者想要發展之類的話,但如果你相信這就是最真實的理由,那可就大錯特錯了。員工離職的原因可是形形色色。有的是因為和同事間產生了誤會,有的是因為被其他公司挖墻腳,還有的就是因為薪酬了。當然,員工是不會直接告訴你這些原因的,所以還是需要我們HR去深度挖掘。
那我們應該從哪些方面著手發現員工真正的離職原因呢?
(1)從其他員工側面了解員工真正的離職原因。要想通過這個渠道了解員工就需要HR能夠真正深入到員工中去,和其他員工打成一片,這才能保證有人和你說真話。
(2)從員工以往的工作和生活判斷員工離職的真正原因。是否在日常工作中與其他同事不和,工作開展是否有難度等等……
(3)離職面談時,通過話術設計,釣出員工離職的真正原因。比如多次詢問員工:是這個原因嗎?現在準備離職了,能否給我一些改進工作的建議?諸如這樣的話術,能夠套出員工離職的真正原因。
做好離職面談的準備
上面說了那么多原因,但其實要進入正軌的還得是離職面談,不過面談前的準備也是必不可少的,那離職面談到底應該準備些什么呢?
(1)人。一般離職面談的主要人員是直接領導和HR,兩者可以一起談,也可以分開談。不過有時候一起談可能會給離職員工一種壓迫感,有可能會適得其反；但分開談不僅消耗時間,也容易讓員工產生不耐煩,但從側面來看又能體現公司對自己的重視。所以,具體怎樣談,HR還是需要仔細斟酌的。
(2)資料。在面談前,不管是直屬領導還是HR,都應該再仔細看一遍該員工的詳細資料,其中不僅包括該員工的離職申請,也包括他平常的績效成果、考勤資料等。如果有資料記載不清的,必要的時候可以向周邊的人了解情況。
(3)問題。問問題之前你可以大致理一個基本框架,比如說對未來發展的規劃,對公司領導及發展的一些建議。
(4)時間。一般正式員工申請離職,都必須要提前一個月申請,通常需要在對方提出申請之后盡快安排離職面談,這樣能夠挽回的幾率比較大。“有研究發現,下午3—6點是最適合人們會面談心的時間。”所以,一般離職面談安排在這個時間更容易讓對方說出真正離職原因,具體時間也可以根據企業實際情況安排。
(4)地點。一般選擇安靜的會議室,但是需要提前做點"手腳"使人感覺相對放松,比如可以故意將椅子放亂一些,提前開窗透風等。入座后,一般提倡拐角落座或者斜對面落座,可以讓人感覺不那么嚴肅。
設計好離職面談策略
俗話說,不打無準備之仗。雖然與員工做離職面談是最后的一步,但也得提前做好策略設計,說不定這樣還能改變員工的想法呢。
(1)讓員工感受到,他的離職原因是可以得到解決的。如果沒有辦法解決,他能對離職原因的問題釋懷。
(2)讓員工感受到恐懼。比如離職后找工作比較難,收入不穩定之類的。
(3)讓員工感受到重視。平常雖然溝通得不多,但我看到了你的努力 ,上個月你完成了多少業績,取得了多少成就,這些都是能讓員工感受到重視的方面。
(4)主動給員工臺階下。當員工了解到離職原因能被解決、又感受到了離職后的恐懼、領導又重視他之后,如果沒有臺階給員工下,他即使想改變想法,也不好意思。
作為最后的離職面談,HR可以把員工的辭職報告帶上,并詢問他:如果愿意繼續留在公司工作,可以當作你從來沒有提交過離職報告,該怎么工作繼續努力工作。
這樣給員工臺階下之后,更能加大員工留下來的概率。
做好面談總結
最后,即使面談結束之后,員工還是決定離開,那做好面談總結也是必不可少的,至少也能為后續的離職事件提出一些意見及建議。
(1)整理面談記錄。在征得員工同意之后,提煉出員工真正的離職原因,并且存檔保存,作為以后的類似問題的參考方向。
(2)檢查面談記錄信息的真實性。在面談前拿到該離職人員的一系列資料,以及主管上級和相應同事的意見,檢驗面談記錄信息的真實性,確保后續所用資源有效。
(3)數據分析。以年度、季度、月度為單位,將該段時間內人員離職原因匯總、分析,全面反映員工離職原因、近期人員變動情況以及員工對公司的建議和意見。
(4)制定改進措施。離職面談的根本在于減少人員變動和降低人員離職成本。得出了一系列的數據之后,就要相應地制定一系列的解決措施,改善員工離職現象,同時結合員工對公司的建議和意見對公司的制度、人事等作出改進,促進企業的進一步發展。
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