主管口頭或書面贊許員工表現，本來是一件正面的事情，而且往往不用花錢就可以做到。然而，每天在世界上的某個辦公室里，都有主管不小心毀了表揚員工的好機會。
企管顧問溫克爾(Julie Winkle)在訓練雜志(Training)上強調，表揚員工的時候，主管應該少放一點心思在「公平」上，多一點心思在強調杰出的表現上。
3種搞砸表揚機會的善意
她指出，抱著善意出發，最后卻搞砸了表揚員工的機會，有三種常見的情況：
情況一，部門中許多員工最近常常需要辛苦加班，主管很想獎勵員工，但最后決定不告訴任何員工：「你做得很好。」因為主管不想讓員工覺得自己偏心任何人。
情況二，部門主管非常相信員工有好表現就應該表揚，還特別自創了「本月之星」的獎項，定期頒給上個月表現最好的一位員工。然而，為了確保每位員工都有獲得肯定的機會，主管小心記錄每個月的得主。結果后來，員工開始開玩笑說這個獎項是大家「輪流」得的，百分之百公平。
情況三，主管希望強調團隊合作，他常告訴員工：「我們任何人都無法獨自完成工作。」部門做得好都歸功于整個團隊，員工個別的貢獻變得不重要。
溫克爾強調，如果沒人在乎員工的付出，他們可能只會做符合工作要求的最低限度，不愿意多努力一分。主管在表揚杰出員工時，不要怕對其他員工不公平。該怕的是，沒有表揚杰出員工，對這位員工不公平；而且主管沒有做到該做的事，浪費表揚的效果，對公司也不公平。
主管應該將之視為一個策略性工具，用來鼓勵會讓公司更加成功的行為：一方面是鼓勵接受表揚的員工，做出更多這樣的表現；另一方面是鼓勵其他員工也效法這樣的行為。 表揚前，主管應該考慮：哪位員工的表現比別人好？對同事、部門、公司來說，誰的貢獻真的產生影響？什么樣的行為與技能，才能讓部門與公司達到目標？
表揚員工應該把握的7個原則
此外，溫克爾提醒，主管在表揚員工時，應該把握以下幾個原則：
1、表揚過程保持簡短。冗長的解釋不如句句都打到重點的簡潔說明。
2、扎實且明確。「你做得很好」或「你們是最棒的」，都是很容易就能說出口的贊美。但由于內容不夠明確，員工不知道自己哪里做得好，其他員工也不知主管想要強調的好行為為何。
3、不只點出被認可的行為，還要點出背后的原因。給員工可循的前后脈絡，知道表揚的真正意義。
4、盡快找合適的時機表揚。間隔時間太長，效果會逐漸減弱。
5、真心誠意。表揚不需要多么盛大花俏，不同的研究一再指出，真誠能夠產生強大與長期的效果。
6、不只口頭說說，也有書面形式。雖然口頭肯定員工也有效果，但是如果有獎狀或徽章，能讓員工放在辦公桌前或掛在墻上，之后員工看到，還是會產生效果，等于不只表揚一次。
7、擴大表揚行為。為了讓表揚效果加倍，不妨讓員工的家人也知道。如果在公司舉辦的活動中，主管看到員工家人，花些時間告訴他們員工的好表現，會讓員工更感光榮。
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