最后期限這種事，從來(lái)沒(méi)讓我省心過(guò)。不管我留多長(zhǎng)時(shí)間去完成任務(wù)，我依舊常常在截止日期到來(lái)前手忙腳亂。
我知道全世界和我一樣的拖延癥患者們多了去了。但最近，我在拿自己做實(shí)驗(yàn)，讓自己在更短的時(shí)間內(nèi)完成等量的工作。為了讓自己效率更高（少些拖延），我有意識(shí)地把工作截點(diǎn)提前。本來(lái)要一個(gè)小時(shí)的電話現(xiàn)在縮短為三十分鐘，過(guò)去要花三天的寫作任務(wù)現(xiàn)在必須在兩天半內(nèi)完成。我在日歷中設(shè)置了提醒，告訴自己是時(shí)候去做下一項(xiàng)任務(wù)了。
對(duì)于大多數(shù)員工來(lái)說(shuō)，將最后期限提前以應(yīng)對(duì)重復(fù)性任務(wù)，是提高效率的良方，克雷格·史密斯（Craig Smith）說(shuō)道。史密斯是費(fèi)城網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化公司Trinity Insight組織的創(chuàng)始人。去年，他給自己的十七人雇員團(tuán)隊(duì)做了個(gè)實(shí)驗(yàn)，將原定項(xiàng)目期限縮短了一個(gè)星期。實(shí)驗(yàn)結(jié)果顯示，他這批長(zhǎng)期雇員少了這一個(gè)星期并無(wú)大礙。“所做的工作越熟悉，就越能成功挑戰(zhàn)極限。”他說(shuō)道。
但是我發(fā)現(xiàn)，如果涉及到的工作只是在過(guò)程上重復(fù)（例如訪談、調(diào)研、寫作、編輯和發(fā)言），但在內(nèi)容上全新（每次都做一個(gè)新的主題），那就不那么容易了。在某些情況下，只要把期限定得緊一點(diǎn)，我就能迫于最后期限的壓力提高效率。但更多的情況下，這樣做只會(huì)讓我錯(cuò)失這些時(shí)間節(jié)點(diǎn)。例如，我規(guī)定自己要在三十分鐘內(nèi)完成電話采訪，可碰上了個(gè)健談的采訪對(duì)象，就很難在第三十一分鐘掛掉電話。然后，我就覺(jué)得自己失敗了，但其實(shí)這項(xiàng)任務(wù)（不可避免地）需要更長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)完成。
“偽截止日期”這個(gè)概念由來(lái)已久。早在六十年前，帕金森定律中就提出過(guò)，“只要還有時(shí)間，工作就會(huì)不斷擴(kuò)展，直到用完所有的時(shí)間”。相反地，“如果時(shí)間緊，任務(wù)會(huì)在這僅有的時(shí)間內(nèi)完成”也同樣成立。理論上，這意味著我們所有人都有能力在每日每夜的一大堆截止日期中生存下來(lái)。但現(xiàn)實(shí)情況我們也都看過(guò)了，通常都不那么樂(lè)觀。
重要的不是時(shí)限，而是設(shè)定時(shí)限的方式
有可能，重要的不是最后期限本身，而是我們?nèi)绾卧O(shè)定時(shí)限——讓自己不至于把工作拖到最后時(shí)刻而手忙腳亂。設(shè)定更短的時(shí)限是一門藝術(shù)，并不像我之前想的那么簡(jiǎn)單。
人為地縮短時(shí)限有著許多好處，美國(guó)北卡羅來(lái)納大學(xué)教堂山分校Kenan-Flagler商學(xué)院副教授布蘭得利·施塔茨在與我的一次對(duì)話中說(shuō)道。我給自己設(shè)定了二十五分鐘來(lái)完成這次對(duì)話（比我以前要短五分鐘）。
“給自己更緊的時(shí)限會(huì)迫使我們把事情完成，我們會(huì)把事情精簡(jiǎn)，把沒(méi)問(wèn)題的地方略過(guò)。”研究認(rèn)知和效率行為科學(xué)的施塔茨說(shuō)道。當(dāng)然，設(shè)定更緊的時(shí)限會(huì)讓員工們（包括我）更守紀(jì)律更懂得自控。“我們很有可能低估了我們能從中獲得的好處。”他補(bǔ)充道。
然而，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，在日程中排滿較短的時(shí)限會(huì)造成效率低下，因?yàn)檫@樣的時(shí)間表下，我們就沒(méi)有所謂“放松”時(shí)間——給我們用來(lái)浪費(fèi)的時(shí)間，它可以幫助我們想出創(chuàng)新的點(diǎn)子和解決方案，施塔茨解釋道。
“沒(méi)有放松時(shí)間，我們就可能缺乏創(chuàng)造力和創(chuàng)新，”他說(shuō)，“有可能我們[因?yàn)榭焖俟ぷ鱙丟棄的東西對(duì)提高效率或提出解決方案很重要。”
折衷之道
找到平衡點(diǎn)是關(guān)鍵，美國(guó)奧斯丁媒體策略師及《阻礙即通途：將考驗(yàn)變?yōu)閯倮挠篮闼囆g(shù)》一書作者賴安·霍利迪(Ryan Holiday)說(shuō)道。霍利迪負(fù)責(zé)一家創(chuàng)意機(jī)構(gòu)日常運(yùn)營(yíng)的同時(shí)，還要兼顧寫作，取得兩者之間的平衡。他的整張日程表被一個(gè)個(gè)緊張的時(shí)間截點(diǎn)分割開(kāi)來(lái)，但每塊里面的時(shí)間比較靈活，這塊時(shí)間用來(lái)做這一類的事情，而不是精確到這三十分鐘做這件事，后面又排了四十五分鐘做別的事。
在家遠(yuǎn)程辦公的時(shí)候，霍利迪把上午的時(shí)間用來(lái)做長(zhǎng)期性的工作，包括寫作與頭腦風(fēng)暴，這些事情沒(méi)有嚴(yán)格的時(shí)間限制。吃過(guò)午飯以后，他把精力著重分配到時(shí)限較短的事情上，比如打電話、開(kāi)會(huì)、留出三十分鐘時(shí)間專門用來(lái)回郵件等。在早上做最重要的事，讓他可以從容應(yīng)對(duì)那些時(shí)限短但是更容易的任務(wù)。
“[只設(shè)定]短期目標(biāo)很容易耽擱掉你的時(shí)間，”霍利迪說(shuō)道，“你會(huì)精疲力盡。”
不過(guò)，對(duì)于那些長(zhǎng)期項(xiàng)目而言，設(shè)定最后期限很重要。尤其是那些創(chuàng)意性的任務(wù)，如果不加時(shí)限，很容易讓人覺(jué)得沒(méi)完沒(méi)了。霍利迪說(shuō)道：“如果時(shí)限短，你就不會(huì)被那無(wú)限的可能性所淹沒(méi)。”任務(wù)的時(shí)限緊會(huì)給人一種成就感。（我可以作證，把任務(wù)從我的每日清單上刪掉時(shí)就有這種感覺(jué)）。最重要的一點(diǎn)，是別讓自己只能圍著最后期限團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。在縮短時(shí)限之前要先了解每項(xiàng)任務(wù)一般要花多長(zhǎng)時(shí)間（可以參考Rescuetime.com或the Toggl app等在線工具）。我們大多數(shù)人都只是在重復(fù)相似的任務(wù)，所以我們知道每項(xiàng)任務(wù)大概需要多久，這能幫助我們定下更精確的時(shí)限，或把那些太長(zhǎng)的時(shí)限縮短。
施塔茨建議我以較短的時(shí)限先初步完成任務(wù)（比如寫一個(gè)故事初稿），后面進(jìn)行故事回顧和分析的時(shí)候就不要把時(shí)間定得太死。在科技領(lǐng)域，拿程序員舉個(gè)例子。程序員可以用較短的時(shí)間初步寫一輪代碼，然后再以較為寬松的時(shí)間進(jìn)行編輯和優(yōu)化，他這樣說(shuō)道。
當(dāng)然，是否要將最后期限提前這個(gè)問(wèn)題本身已經(jīng)很棘手了。如果你知道自己的預(yù)期結(jié)果是什么，那你設(shè)定更短的時(shí)限就會(huì)有代價(jià)。施塔茨說(shuō)：“有些人需要知道自己努力達(dá)成的目標(biāo)是什么”，然后才能對(duì)花費(fèi)的時(shí)間有一個(gè)掌控。
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