重要的事情先做
時(shí)間管理的技巧很多，幾乎成功的人都有自己的一套管理方法，我可能不能夠全部找到，但是可以整理出一些共同的技巧來。第一個(gè)管理時(shí)間的技巧就是重要的事情要先做，而且要集中時(shí)間做。
在我接觸過的同學(xué)中，我發(fā)現(xiàn)學(xué)生們有一個(gè)壞習(xí)慣：就是做一件事情，不壓到最后那一刻，他就是不做。如果事情總是壓到最后一個(gè)時(shí)間才做，就會(huì)做得很匆忙，無法保證質(zhì)量，也無法發(fā)揮出你真正的功力來。為什么會(huì)養(yǎng)成這樣不好的習(xí)慣？我沒有深入地研究，但是我相信是因?yàn)橥瑢W(xué)們沒有掌握重要事情先做的技巧。如果你掌握了重要的事情先做，那么你就發(fā)現(xiàn)具有充足的時(shí)間來進(jìn)行籌劃，最終一定會(huì)得到最好的效果。
同學(xué)們第二個(gè)不好的習(xí)慣是不在約定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，總是尋找借口推托。雖然這并不是時(shí)間管理的問題，但是這樣的思維方式會(huì)影響到時(shí)間的價(jià)值，這個(gè)不好的習(xí)慣決定是否能夠如期完成一件事情的時(shí)候，一些人并不以事情的約定時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)，反而以別人是否在約定時(shí)間完成作為標(biāo)準(zhǔn)，如果別人在約定的時(shí)間都沒做，他也可以不做。這是一個(gè)非常糟糕的壞習(xí)慣，因?yàn)檫@樣不僅無法做成事情，更可怕的是長此以往，你會(huì)成為無法再有自己的準(zhǔn)則的人，也就無法承擔(dān)任何責(zé)任了，一個(gè)無法承擔(dān)責(zé)任的人也就無法成功。
真心希望每個(gè)同學(xué)，接受任務(wù)后，不要關(guān)心別人如何做，只要關(guān)心自己安排時(shí)間來規(guī)劃就好了，不要等，也不要觀察，更加不要壓到最后的時(shí)間，一定要從容地完成任務(wù)。這種習(xí)慣一旦養(yǎng)成，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)時(shí)間很充裕，做事能夠從容，更令人高興的是你因此可以保證做事的品質(zhì)。請記住，最重要的事情集中時(shí)間，排在前面做。
一次只做一件事
有同學(xué)曾經(jīng)問我：成功的人好像可以做很多事情，而且都做得很好。其實(shí)不是他們有過人的精力或者更聰明，只是他們都掌握了時(shí)間管理的又一個(gè)技巧，即一個(gè)時(shí)間區(qū)間里只做一件事情。沒有人可以在一個(gè)時(shí)間段里做好幾件事情，只要把時(shí)間做一個(gè)分配，你就可以做很多事情了，為每一件事情配上時(shí)間是一個(gè)非常重要的技巧。但是同學(xué)們忽略了這個(gè)道理，他們總是把所有的事情塞在一整天里面，總是對自己說：“今天我要做四件事情，太可怕了。”可是如果你會(huì)分時(shí)間段，就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)你總是在做一件事情，根本就不可怕。
我曾經(jīng)觀察過一個(gè)經(jīng)理人，他在一天的工作時(shí)間里要處理好幾件事情，但是他做得很好，上午他把自己的時(shí)間分為四段，其中兩段是開會(huì)，一段是和下屬溝通，他預(yù)留了一段時(shí)間給自己；下午的時(shí)間他同樣做了區(qū)分，分為三段，這樣他其實(shí)在一天里都處在有條不紊地工作中。但是我觀察到另外一些經(jīng)理人，卻沒有掌握到這一點(diǎn)，他們在一天的時(shí)間里非常繁忙，經(jīng)常手里抓著兩部電話機(jī)在大聲講話，常常發(fā)現(xiàn)自己要做的事情沒有時(shí)間去做，總是發(fā)現(xiàn)時(shí)間屬于別人，總是在快要下班的時(shí)間匆匆忙忙地處理本來應(yīng)該一早上班來就要處理的事情。
所以在時(shí)間管理上，一定要記住一個(gè)時(shí)間區(qū)隔里只做一件事，把每一天的時(shí)間分段，在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)，只做一件事情。不要同時(shí)做很多事情，因?yàn)樽龅男Ч缓茫乙部赡軣o法達(dá)成目標(biāo)。重大的事情就用大段的時(shí)間，細(xì)小的事情就用小段的時(shí)間，事情無論大小，都為它分配時(shí)間，這樣你就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一件事情都能夠隨心所欲地來處理了。
對于你認(rèn)為極其重要的事情，你更要辟出專門的時(shí)間，來進(jìn)行這個(gè)重要的工作。其實(shí)很多人在能力和基本條件上并沒有太大的區(qū)別，但是一部分人成功而另外一部分人不成功，就是因?yàn)椴怀晒Φ倪@部分人不能夠?yàn)橹卮蟮氖虑殚_辟出專門的時(shí)間，不能夠集中精力為這件事情全神貫注，但是如果不肯花專門的時(shí)間去做重大的事情，就不會(huì)得到重大的價(jià)值，所以一定要在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)去做一件事情，當(dāng)你確定在這個(gè)時(shí)間做什么事情的時(shí)候，你就馬上去做，結(jié)果就會(huì)很好。
提高單位時(shí)間效率
美國麻省理工學(xué)院對3000名經(jīng)理人做了調(diào)查研究，發(fā)現(xiàn)凡是優(yōu)秀的經(jīng)理人都能做到精于安排時(shí)間，使時(shí)間的浪費(fèi)減少到最低限度。根據(jù)有關(guān)專家的研究和許多領(lǐng)導(dǎo)者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，駕馭時(shí)間、提高效率的方法可以概括為下列五個(gè)方面。
集中時(shí)間
切忌平均分配時(shí)間。要把自己有限的時(shí)間集中在處理重要的事情上，切忌不可每樣工作都抓，要有勇氣并機(jī)智地拒絕不必要的事。一件事情來了，首先問：這件事情值不值得做？絕不可遇到事情就做，更不能因?yàn)榉凑隽耸拢瑳]有偷懶，就心安理得。
平衡兩類時(shí)間
任何人都存在著兩類時(shí)間，一類是屬于自己控制的時(shí)間，稱作“自由時(shí)間”；另一類是屬于對他人他事的反應(yīng)時(shí)間，不由自己支配，稱作“應(yīng)對時(shí)間”。兩類時(shí)間都是客觀存在的，都是必要的。沒有“自由時(shí)間”，完全處于被動(dòng)、應(yīng)付狀態(tài)，不能自己支配時(shí)間，不是一個(gè)有效的經(jīng)理人。但是，要完全控制自己的時(shí)間客觀上也是不可能的，只有平衡這兩類時(shí)間，才會(huì)達(dá)成目標(biāo)。
利用零散時(shí)間
時(shí)間往往很難集中，而零散的時(shí)間卻到處都是，珍惜和利用零散的時(shí)間是創(chuàng)造時(shí)間效率的一個(gè)重要方面，用零散的時(shí)間做零散的事情，就會(huì)大大提高做事的效率。
利用閑暇時(shí)間
常常聽到有人說：“等我有空再做。”這句話通常表示目前沒有時(shí)間做事情，表明沒有空余的時(shí)間。凡是在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，他們會(huì)很好地利用“閑暇時(shí)間”，也就是不偷清閑，不貪安逸，他們的成功與其說是擁有過人的能力，不如說是不甘悠閑、不求閑情的生活準(zhǔn)則在起作用。
不浪費(fèi)時(shí)間
在很多時(shí)候我們是自己的奴隸，常常讓自己陷入事物中去，事實(shí)上并不是每一件事情都必須做，如果我們花時(shí)間去做不值得做的事情，就會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，有些人認(rèn)為，不管怎樣總算是做了一些事情，總比什么都沒有做好。事實(shí)上，這樣比什么都不做還要糟糕，因?yàn)椴恢档米龅氖聲?huì)讓你誤以為自己完成了某些事情，從而更加陷入沒有價(jià)值的追求中。一些人會(huì)說：“我們不應(yīng)該讓它消失，我們已經(jīng)做了這么久了。”許多事情或者活動(dòng)根本就不該存在，其仍能持續(xù)存在的原因只是大家已經(jīng)習(xí)慣，有了認(rèn)同感，如果讓它們消失的話，會(huì)有罪惡感，可是正是這樣的緣由，我們浪費(fèi)了很多時(shí)間。
合并同類項(xiàng)
合并同類項(xiàng)，也就是說，可以合在一起做的事情，你就盡可能地合在一起。比如去買東西，不要為一件東西去買一次，最好一次去把要買的東西買完。今天很多同學(xué)成了電話的奴隸，電話其實(shí)是工具而已，一定不應(yīng)該讓電話打斷你的時(shí)間，所以你應(yīng)該合并電話時(shí)間，讓一天中有一段時(shí)間就是專門接電話的。我曾經(jīng)在自己的名片上標(biāo)明開機(jī)時(shí)間，這個(gè)令很多人驚訝過的舉動(dòng)，給了我極大的幫助，我因此可以專心地在規(guī)定的時(shí)間里面教學(xué)和研究，能夠集中處理電話中的問題，不會(huì)時(shí)時(shí)被打斷。你可以在很多時(shí)候合并同類項(xiàng)，合并接收郵件的時(shí)間、合并相關(guān)的事物，等等，關(guān)鍵是你要這樣去做。
養(yǎng)成好的習(xí)慣
時(shí)間管理關(guān)鍵是要養(yǎng)成好的習(xí)慣，這些習(xí)慣可以簡單概括為以下幾個(gè)方面。
不要有拖沓的習(xí)慣。
不要亂放東西而四處尋找。
不要藏東西。
物盡其所，物歸原處。
盡早開始。
不要考驗(yàn)自己的記性。
不要沉湎于過去。
不要讓別人浪費(fèi)你的時(shí)間。
懂得說“不”。
找出隱藏的時(shí)間。
作者：陳春花；華南理工大學(xué)工商管理學(xué)院教授，博士生導(dǎo)師，先后出任工商管理學(xué)院副院長和經(jīng)貿(mào)學(xué)院常務(wù)院長。《中國大百科全書》經(jīng)濟(jì)卷主編，《北大商業(yè)評論》副主編。
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