1. 總則
1.1 為規范集團公司的文件管理，提高辦文速度和發文質量，確保集團公司文件收發及傳遞的嚴肅、及時、有效，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制定本規定。
1.2 本規定適用于集團公司及下屬各公司，下屬各公司可參照本規定制定細則辦法。
2．管理職責
2.1 集團公司各類文件由行政部歸口管理。
2.2 文件管理范圍：公司上報下發的各種文件、函電、資料，上級來函、來電、來文，同級來函、來電、來文。
2.3 文件管理內容：收文、發文、登記、分轉、傳閱、催辦等。
3．收文的管理
3.1 文件的簽收
3.1.1 凡來公司公啟文件（除集團公司領導親啟的外）均由前臺登記簽收后交行政部機要員拆封。在簽收和拆封時均要注意檢查封口和郵戳。對于封口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
3.2 文件的編號保管
3.2.1 行政部機要員對上級來文拆封后應及時附上《文件會簽單》進行傳閱，并分類登記編號、保管。集團公司領導親啟文件須由公司承辦或歸檔的，集團公司領導啟封后，也應交行政部辦理正常手續。
3.2.2 集團公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交行政部機要員，按3.2.1辦法進行處理，不得個人保存。
3.3 文件的閱批與分轉
3.3.1 凡是正式文件均需由行政部負責人根據文件內容和性質閱簽后，由機要員送承辦部門閱辦，重要文件應呈送集團公司領導親自閱批后分轉承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即辦。
3.3.2 一般函、電、單據等，由行政部機要員直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。
3.3.3 為加速文件運轉，機要員應在當天將文件送到集團公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回住處或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.4.2 閱讀文件應抓緊時間，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有集團公司領導的“批示或擬辦意見”，行政部應責成有關部門和人員按文件所提要求和集團公司領導批示辦理有關事宜。
3.4.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后，應送交行政部機要員，切忌橫傳。
3.4.5 行政部機要員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得行政部同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
4．發文管理
4.1 發文的規定
4.1.1 集團公司上報下發正式文件的權力集中于行政部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
4.1.2 集團各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文，應按正常發文程序，并將文件底稿交行政部審核。
4.1.3 涉及兩個以上集團公司領導分管范圍的文件，須由總裁批準簽發。其余文件均由分管領導批準簽發，發文應報備總裁。
4.2．公文種類：
4.2.1 決定：對重要事項或重大行動做出安排；
4.2.2 通告：在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項；
4.2.3 通知：批轉下級、轉發上級和不相隸屬單位的文件；發布規章；傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項；員工職務任免和聘用等相關事宜；
4.2.4 通報：表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者其它情況；
4.2.5 報告：向上級有關單位匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級領導的詢問；
4.2.6 請示：向上級領導請求批示、批準審核；
4.2.7 批復：答復下級單位請示事項；
4.2.8 函：同級或不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題等；
4.2.9 會議紀要：記載和傳達會議情況和議定事項。
4.3．公文格式
4.3.1 公文一般由發文字號、秘密等級、緊急程度、標題主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄送單位等部分組成。
4.3.2 發文字號：包括單位代字、年份、序號。凡以“集團公司”名義制發的文件，其發文字號統一由行政部按業務分工統一歸口以“XXX(201X)X字X號”發文（從01開始編）。
各業務分類代字如下：
行政綜合類——辦 人力資源類——人
財 務 類——財 項 目 類——地
投 資 類——投 商貿國貿類——商
4.3.3 緊急文件應當標明“特急”、“急件”。
4.3.4 文件標題應準確簡要地概括文件的主要內容，一般應當標明發文機關，并準確標明文件種類。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
4.3.5 文件如有附件，應當附在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。
4.3.6 文件除會議紀要外，應加蓋公章。印章加蓋應騎年壓月。
4.3.7 成文時間，以領導人簽發的日期為準。
4.3.8 文字從左至右橫寫、橫排，使用簡體字。
4.3.9 文件用紙統一采用A4型。
4.4 行文規則
4.4.1 各單位的行文關系，應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定，其中：
4.4.1.1 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位，切勿多頭主送。如需同時送其它單位，應當用抄送形式。
4.4.1.2 “報告”中不得夾帶請示事項。
4.4.2 受雙重領導的單位向上級機關請示，應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負責答復。
4.4.3 草擬公文應當做到：
4.4.3.1 情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
4.4.3.2 人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。
4.4.3.3 結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“㈠”，第三層為“1”，第四層為“⑴”，第五層為“①”。
4.4.3.4 用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。
4.4.3.5 公文中的數字，除成文時間，部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
4.5 行文范圍
4.5.1 凡是以集團公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
4.5.2 集團公司下發文件主要用于：
4.5.2.1 公布集團公司規章制度；
4.5.2.2 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的集團公司文件；
4.5.2.3 公布集團公司體制機構變動或干部任免事項；
4.5.2.4 公布集團公司有關重要工作的決定；
4.5.2.5 發布有關獎懲決定和通報；
4.5.2.6 其他有關集團公司的重大事項。
4.5.3 集團公司上行文、外發文主要用于：
4.5.3.1 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
4.5.3.2 同兄弟單位聯系有關公司投資開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
4.6 行文程序
4.6.1 凡以“集團公司”名義制發的公文，其文稿由各有關部門草擬，經部門負責人審簽（如與其它部門業務有關，還要進行會簽），交行政部復核、編號、制文，呈總裁或被授權分管領導簽發。
4.6.2 行政部認真審核正文電子檔，區分發文字號、主送抄送單位，并把握好發文正文一件事項（規定）一篇發文的原則性，形成正式的發文稿后，蓋章，并按主送與抄送要求及時做好發送工作。
經簽發的文件，由行政部蓋公章，進行登記，據以分發，并正文存檔。
4.6.3 對下屬公司上傳的各類請示類文件，按審簽流程經集團公司領導審批后，由主辦部門根據審批意見擬定回復函，可以“XXX［20XX］復（X）字XX號” 制發（其中代字按4.3.2執行）。
集團主辦部門將會簽意見、回復函正式稿報送至集團公司行政部，經集團公司行政部審核無誤蓋章后，由集團主辦部門及時作好主送與抄送工作。
4.6.4 集團各部門因工作需要與其他職能部門、下屬公司書面聯系，達成工作事項，以提高工作效率的，由主辦部門擬定聯系函，經分管領導審批簽字后再自行下發。
4.6.5 審批文件，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其它人傳閱、會稿簽名閱，應當視為同意。
4.6.6 傳遞保密公文，必須采取專制措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸保密文件，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
4.6.6 以公司名義簽發的事務性文件，由負責部門起草，集團分管領導審核，總裁批準后簽發。
4.6.7 以部門名義簽發的文件通常以函的形式由各相關部門起草，經部門負責人審核、分管領導批準后簽發，并向總裁報備。
4.6.8 集團公司所有對外行文必須采用集團VIS標準版式，文字材料、報表等須另外加設封面，并在顯著位置設置集團標識。
4.6.9 在集團公司日常經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關規定辦理，經集團分管領導批準后，由主管部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。
4.6.10 凡各部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。
4.6.11 各部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函（應各自編號備查），不用公司名義發文。
5． 文件立卷、歸檔和銷毀
5.1 文件辦完后，應當及時將文件正本和有關材料整理立卷。參按《檔案管理制度》執行。
5.2 各部門對本機構發出或簽收的各類文件要有專人負責，實施分類管理、妥善保存、年終歸檔、適時銷毀的原則。個人不得保存應當歸檔的文件。
5.3 沒有歸檔和存查價值的文件，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行登記，由二人監督，保證不丟失、不漏銷。
6．附則
6.1 本規定由集團公司行政部負責解釋。
6.2 本規定自發布之日起施行。
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