某集團(tuán)公司檔案管理制度
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1．總則
1.1 為規(guī)范集團(tuán)公司檔案管理工作，使檔案管理工作水平不斷提高，有效地為集團(tuán)公司各項工作服務(wù)，特制定本制度。
1.2 檔案管理工作包括分類、歸檔、保管、借閱及調(diào)用、銷毀等方面的工作。
1.3 檔案管理工作遵循的原則是：服務(wù)企業(yè)、規(guī)范管理、認(rèn)真負(fù)責(zé)、實用方便、完備安全。
1.4 集團(tuán)公司檔案管理工作由集團(tuán)公司行政部具體負(fù)責(zé)。
2．檔案的管理機(jī)構(gòu)
檔案管理工作實行分級管理。
2.1 集團(tuán)公司的有關(guān)檔案管理工作由集團(tuán)公司檔案室具體承擔(dān)。
集團(tuán)公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負(fù)責(zé)，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，還應(yīng)報集團(tuán)公司檔案室存檔和管理。各下屬單位對常用的集團(tuán)公司基本材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）也應(yīng)保留一套備用。
2.2 集團(tuán)公司檔案室設(shè)專（兼）職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作；下屬各單位可設(shè)置專職或兼職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作。
3. 檔案的種類：
3.1 公司基本檔案
3.1.1 集團(tuán)公司開業(yè)登記證件，包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開戶許可證等。
3.1.2 集團(tuán)公司設(shè)立登記、變更登記檔案（公司歷史沿革、設(shè)立及變更歷次批準(zhǔn)文件）。
3.1.3 集團(tuán)公司章程（含歷次修正案）。
3.2 公司綜合檔案
3.2.1 法規(guī)性文件，包括上級發(fā)布、需集團(tuán)公司執(zhí)行的，或由集團(tuán)公司發(fā)布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2.2 企業(yè)的重大決議，包括由集團(tuán)公司總裁辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.2.3 計劃性文件，包括集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。
3.2.4 總結(jié)性文件，包括集團(tuán)公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門、公司的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
3.2.5 批示性文件，包括集團(tuán)公司各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等，以及各類決定、命令、工作指示等。
3.2.6 憑證性文書材料，包括集團(tuán)公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.2.7 證件性文書資料，包括公司各類資質(zhì)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)證書和證明、集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)人獲得的各類榮譽(yù)等。
3.2.8 匯報性文書資料，包括上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料；
3.2.9 聲像制品資料，包括集團(tuán)公司在經(jīng)營活動、重大慶典、企業(yè)文體活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.2.10 題贈性資料，包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.3 專業(yè)檔案
3.3.1 人事檔案
3.3.1.1 職員基本材料，包括個人簡歷及證明、面試、錄用、試用與轉(zhuǎn)正。
3.3.1.2 勞動合同。
3.3.1.3 任免職、調(diào)崗調(diào)薪記錄。
3.3.1.4 考核與獎懲記錄。
3.3.1.5 考勤與工資福利發(fā)放。
3.3.1.6 教育與培訓(xùn)記錄。
3.3.1.7 其他人事管理檔案。
3.3.2 財務(wù)檔案
3.3.2.1 歷年帳冊、憑證、報表、預(yù)算、審計、稅務(wù)等會計檔案。
3.3.2.2 財產(chǎn)目錄清單。
3.3.2.3 財產(chǎn)所有權(quán)證。
3.3.2.4 其他財產(chǎn)管理檔案。
3.3.3 法律檔案
3.3.3.1 各類合同原件。
3.3.3.2 各類案件的有關(guān)法律文書、行文。
3.3.3.3 其他法律方面檔案材料。
3.3.4 投資項目及工程檔案
3.3.4.1 投資項目的論證材料；
3.3.4.2 實施項目的前期材料（兩證一書等）及工程（含房地產(chǎn)開發(fā)）資料（勘察、設(shè)計、施工、竣工、驗收等）。
3.3.4.3 其他有關(guān)投資項目及工程的檔案、材料。
3.3.5 購銷業(yè)務(wù)檔案
包括各類購銷合同，有關(guān)收發(fā)貨、收付款、信用證開證與議付、結(jié)匯與核銷、開票、托運(yùn)、財產(chǎn)保險、商檢報關(guān)等憑證單據(jù)。
3.3.6 部門工作檔案
3.3.6.1 各職能部門（包括項目、商貿(mào)、國貿(mào)業(yè)務(wù)部門）在工作過程中所形成的各種統(tǒng)計報表、匯總記錄及文件等。
3.3.6.2 其他有存檔價格的資料等。
4．歸檔
4.1 歸檔范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第四條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
4.2 立卷歸檔要求
4.2.1 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
4.2.2 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
4.2.3 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
4.2.4 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.2.5 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。
4.2.6 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.2.7 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.2.8 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、底稿、正文和附件必須立在一起。
上述歸檔材料原則上要以原件或材料正本歸檔，常用上述材料的部門或人員必須將復(fù)印件或副本歸檔，并注明原件或正本的所在。
各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
4.2.9 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
4.3 歸檔時間要求：
4.3.1 文書檔案：每年第一季度，公司各職能部門及各公司將上一年度的需歸檔材料整理歸檔。
4.3.2 會計檔案：集團(tuán)公司財務(wù)部負(fù)責(zé)整理立卷，自行保管三年后向檔案室歸檔。
4.3.3 法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時歸檔。
4.3.4 工程項目檔案：工程項目前期手續(xù)辦完后即將有關(guān)證書、材料原件及時歸檔。工程設(shè)計、施工階段有關(guān)材料在工程竣工驗收后兩個月內(nèi)整理歸檔。
4.3.5 音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時歸檔。
4.3.6 證書、重要文件等：在取得之后及時歸檔。
4.3.7 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。
4.4 歸檔時，歸檔人員應(yīng)將檔案材料整理清楚，開列清單移交檔案室專職檔案員簽收。
4.5 檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)催辦及接收登記工作，對各部門或各公司不及時辦理歸檔工作的，應(yīng)上報行政部協(xié)調(diào)處理。
4.1.5 人事檔案由集團(tuán)公司人資部門負(fù)責(zé)管理，并另行制定管理細(xì)則。
5．檔案的保管
5.1檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應(yīng)及時修補(bǔ)。
5.2 檔案員對重要檔案資料應(yīng)重點(diǎn)保管，嚴(yán)防丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。
5.3 檔案保密要求
5.3.1 檔案員要嚴(yán)守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內(nèi)容，嚴(yán)禁私自將檔案資料攜帶外出。
5.3.2 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。
5.3.3 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。
5.3.4 有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案室工作規(guī)定另行制定執(zhí)行。
5.3.5 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5.3.6 對已到保密期限的檔案要提請集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
5.3.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直至依法追究刑事責(zé)任。
5.3.8 在職工作人員離職（或調(diào)離）時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能離職（調(diào)離）。檔案管理員離職（或調(diào)離），應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能離職（調(diào)離）。
6． 檔案借閱、調(diào)用
6.1 借閱檔案者需辦理借閱登記審批，注明借閱檔案的具體名稱、用途。
財務(wù)檔案、法律檔案及涉及資金往來的原件，必須由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人親自借閱，借閱檔案資料不得帶出檔案室。
6.2 因工作需要復(fù)印檔案資料者，需辦理復(fù)印登記審批，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印后，提供復(fù)印件。
6.3 因工作需要調(diào)用檔案（原件）者，需辦理調(diào)用登記審批，注明調(diào)用檔案的具體名稱、用途。
6.4 外單位人員一律不允許借閱、調(diào)用、復(fù)印檔案資料。
6.5 借閱、調(diào)用的檔案資料歸還時，檔案員應(yīng)認(rèn)真檢查，并在登記表上注明歸還情況，發(fā)現(xiàn)有丟失、損壞或被涂改等現(xiàn)象，應(yīng)及時上報行政部處理。
7． 檔案銷毀
7.1 檔案保存期限應(yīng)按以下規(guī)定執(zhí)行：
7.1.2 反映公司沿革（包括有時延續(xù)關(guān)系的檔案資料）及主要活動的檔案資料永久保存；
7.1.3 其他檔案材料由檔案員每年提出銷毀意見，經(jīng)行政部審核，報總裁審批后方可銷毀。7.2 銷毀檔案時，由檔案員具體負(fù)責(zé)，行政部機(jī)要秘書監(jiān)督執(zhí)行。銷毀檔案一般采用碎紙機(jī)粉碎或燒毀方式進(jìn)行。銷毀后應(yīng)在檔案目錄上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。
8． 附則
8.1 本制度由集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
8.2 本制度自發(fā)布之日起施行。
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