“瑪麗，我真不知道你到底需要怎樣的機械操作工？”高爾夫機械制造有限公司人力資源部經理約翰·安德森說道：“我已經為你送去了四個人給你面試，并且這四個人看上去都大致符合所需崗位說明書的要求，可是，你卻將他們全部拒之于門外。”
“符合崗位說明書的要求？”瑪麗頗為驚訝地回答道：“可我所要找的卻是那種一錄用，就能夠直接上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒瞧見你所說的什么崗位說明書。”
聞聽此言，約翰二話沒說地為瑪麗拿來崗位說明書的復印件。當他們將崗位說明書與現實所需崗位逐條加以對照時，才發現問題之所在：原來這些崗位說明書已經嚴重地脫離實際，也就是說，崗位說明書沒有將實際工作中的變動寫進去。例如，崗位說明書要求從業人員具備舊式鉆探機的工作經驗，而實際工作卻已經采用了數控機床的最新技術。因此，工人們為了更有效率地使用新機器，必須得具備更多的數學知識。
在聽完瑪麗描述機械操作工作所需的技能與及從業人員需要履行的職責后，約翰喜形于色地說道：“我想我們現在能夠寫出一份準確描述該項工作的崗位說明書，并且使用這份崗位說明書作為指導，一定能夠找到你所需要的合適人選。我堅信，只要我們的工作更加緊密地配合，上述那種不愉快的事情，決不會再發生了。”
首先，必須要認識到，雖然崗位說明書在上述案例中，不能非常準確無誤地界定出招聘崗位所要求的職責與技能，但是，人力資源部經理約翰•安德森沒有崗位說明書的幫助，就很難確定出所需崗位應該具備何種專業技能了。通過以上案例，可以發現這具有普遍規律性的人力資源管理問題，那就是崗位說明書所描述的崗位與實際工作當中的崗位并不是絕對同一的概念。
盡管在當今二十一世紀，科技發展神速、工作崗位的內涵和要求變化如此之快，使得那些一塵不變的崗位說明書，在實際工作當中起到的作用是如此的蒼白，甚至于起到適得其反的作用。但是，除上述案例列舉的要求人力資源部與用人單位親密無間地協作外，持續不斷地工作分析工作也可以用來規避崗位說明書的負面影響外。
眾所周知，工作分析作為人力資源管理的一項基礎性工作，即使連用于編制崗位說明書的全套資料，也全都來源于通過科學的工作分析所采集到的信息。根據現代科學管理理論，工作分析就是指科學地規劃出組織體系中的各個崗位在從業的過程中，應該履行哪些職責，具備哪些知識，需要何種技能的管理過程系統。進行工作分析的目標就是為了解決如下六個重要的問題：
1．在雇員要完成的工作任務當位中，哪些是屬于體力勞動的范疇、哪些又是屬于智力勞動的范疇呢？（What）
2．工作任務應該被要求在什么時候完成呢？（When）
3．工作任務應該被要求在什么地方完成呢？（Where）
4．雇員該如何完成該項任務呢？（How）
5．為什么這項工作就要求這樣做呢？（Why）
6．從事這項工作的雇員應該具備哪些資質條件呢？(What qualificatiaons)
如上述工作分析的質界定義與量化案例觀，工作分析并不是一項一勞永逸的孤立人力資源管理的基礎性工作，而是一個具有重復性行為而就高于原有行為的管理過程系統。最少要在如下三種情形中，必須要進行工作分析這一人力資源管理工作。
第一種情形是在初創組織體系時，著手進行工作分析便是企業的第一次工作分析行為了。其次，企業新增工作崗位，要進行工作分析。最后一種情形通常是，由于新技術、新方法、新工藝、新系統的使用，導致崗位工作內容的變動，也應進行工作分析。而工作分析的信息、資料通常被用來厘定工作規范或編制崗位說明書了。
（本文作者：王劍東，E-mail:jdwang721@sohu.com） |
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