工作分析是對工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項工作的7個標(biāo)準(zhǔn)：
1、誰來做;
2、做什么;
3、什么時間做;
4、什么地方做;
5、怎么做;
6、為什么做;
7、為誰做。
分析的結(jié)果或直接形成工作說明書，它把所分析的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序、方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理。工作分析是人力資源管理的基礎(chǔ)知識，只有在準(zhǔn)確的工作分析基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步建立招聘、培訓(xùn)、考核及薪酬體系。
一、工作分析可展開的前提條件
企業(yè)里有關(guān)組織結(jié)構(gòu)已確定，并具有相對穩(wěn)定性；在組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，工作流程及部門責(zé)任已確定；每個部門應(yīng)有的工作職位也已明確。
有些企業(yè)在對人力資源系統(tǒng)進(jìn)行變革時，沒有與其他組織系統(tǒng)聯(lián)系起來，在上述條件不具備的情況下，單獨對人力資源體系進(jìn)行立項。
這樣的結(jié)果對工作分析，以及其后的工作評價、績效考核與薪酬體系的效果將會大打折扣。
所以在進(jìn)行工作分析前，首先要進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)調(diào)整和部門責(zé)任和部門職位的確定。
二、建立工作小組，并制定工作分析計劃
如果企業(yè)內(nèi)部沒有工作分析方面的專家，最好從外部聘請有關(guān)專業(yè)人事作為工作小組顧問。
工作分析涉及企業(yè)內(nèi)所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務(wù)。所以最好建立由最高領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)參與的領(lǐng)導(dǎo)小組，在領(lǐng)導(dǎo)小組下再設(shè)具體操作的工作小組。
工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門（如管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售）人員組成。
工作分析實施計劃的制定，應(yīng)根據(jù)公司需要、任務(wù)量（職位復(fù)雜性與多少）。
三、調(diào)查方法及工具
目前企業(yè)采納最多的是：將問卷調(diào)查法和訪談法結(jié)合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內(nèi)得到所需信息。
調(diào)查問卷的選擇和修改
問卷調(diào)查法在西方發(fā)達(dá)國家已發(fā)展成為一套完備的系統(tǒng)。成熟的問卷能夠完整地涵蓋各種工作的各個主要方面。對于我們這樣一個工作分析剛剛起步的國家，采用成熟的國外問卷是一種事半功倍的途徑。但原封不動地照搬并不可取。工作小組首先對備選問卷進(jìn)行討論，擇出最符合本次任務(wù)的問卷，然后再對問卷進(jìn)行修改。修改過程中應(yīng)注意以下幾個方面：
1．明確本次工作分析的主要目標(biāo)，對項目進(jìn)行相應(yīng)增補(bǔ)和刪除。我國大多數(shù)企業(yè)過去沒有做過工作分析，第一次進(jìn)行這項工作很難達(dá)到完美，也不應(yīng)該過分追求完美。第一次進(jìn)行企業(yè)工作分析最好對目標(biāo)有所選擇，并對原問卷項目進(jìn)行考查，刪除關(guān)系不大的項目，增加問卷中沒有，但與調(diào)查目的密切相關(guān)的項目。
2．修改問語，以保證其簡單、明確、易懂，并能緊扣公司具體情況。
3．問卷盡可能精煉、簡短。問卷項目太多會使填寫人產(chǎn)生厭煩心理，影響問卷調(diào)查結(jié)果的質(zhì)量。
工作小組對每個問題及選擇項目的具體含義進(jìn)行討論。
訪談提綱的擬定
訪談由于其可以面對面與受訪者交流，所以能夠?qū)μ囟▋?nèi)容進(jìn)行更詳細(xì)、深入的了解，并可以得到問卷調(diào)查可能漏掉的內(nèi)容。為了有效地使用訪談法，在最短時間內(nèi)得到盡可能多的有用信息，在訪談實施前首先應(yīng)確定結(jié)構(gòu)化的訪談提綱：
基本資料；職位名稱、所屬部門、工作地點、直接主管、監(jiān)督者等。
1.本職位設(shè)置的目的是什么？
2．按順序列舉說明本職位的工作責(zé)任及其重要性。
每日必做的以及完成此任務(wù)花費時間的百分比。
一定時期必做的工作以及完成該任務(wù)的時間百分比。
偶爾要做的工作以及完成該任務(wù)的時間百分比。
3．對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的？
4．本職位要求任職者具備哪些經(jīng)驗？哪些經(jīng)驗是必須的？如：需要3－5年的相關(guān)工作期或在職培訓(xùn)期等。
5．任職者負(fù)擔(dān)的管理職責(zé)有哪些？每項工作所花費時間的百分比是多少？
6.本職位的工作者有哪些聯(lián)系？在描述這些聯(lián)系時，要考慮這些聯(lián)系是怎樣建立的？在部門內(nèi)部還是部門外部?聯(lián)系次數(shù)是否頻繁？聯(lián)系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務(wù)形式？哪些聯(lián)系對部門有用？
7．本職位需要接受哪些監(jiān)督和管理？接受的程度如何？如在職者的工作簡單重復(fù)進(jìn)行，工作處于明確、具體的指導(dǎo)下；任職者可以自主地確定工作目標(biāo)，績效標(biāo)準(zhǔn)只需與他人協(xié)商即可，不需征得上級同意。
8．任職者獨立決策的權(quán)限與范圍有多大？他作出的決定是否要他人審核？如果要，那么由誰審核？
9．最容易犯的錯誤有哪些？
10.任職者是否要對一些數(shù)據(jù)加以保密?
11.描述工作順利進(jìn)行時必需的生理條件，物理條件。
12.心理方面要求？
13．所使用的機(jī)器或設(shè)備。
14.補(bǔ)充說明。
四、小組成員操作程序的培訓(xùn)
由專家對工作分析的特點進(jìn)行講解；引導(dǎo)和控制進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定；并對有疑義的地方進(jìn)行討論。
問卷調(diào)查方法
一定要讓受調(diào)查者明確調(diào)查目的（并非用于對個人業(yè)績評估），讓他們放心地反映真實情況；避免對受調(diào)查者施加壓力。在填寫問卷前要與受調(diào)查者建立良好合作關(guān)系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細(xì)致地回答和解釋受測者所提出的問題。由于問卷較長，受調(diào)查者在填寫過程中會出現(xiàn)煩躁情緒，容身影響認(rèn)真作答�！ ≡L談法
訪談分為三類：（1）對每個員工進(jìn)行個人訪談；（2）對做同種工作的員工群體進(jìn)行訪談；（3）對完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行訪談。
六、職務(wù)說明書的編寫
1．小組對問卷和訪談結(jié)果進(jìn)行總體統(tǒng)計、審核、評估，針對同一職位但回答差異很大的項目進(jìn)行商議，以取得統(tǒng)一意見。
2．由工作小組全體成員討論制定職務(wù)說明書的編寫規(guī)范。如按行政和業(yè)務(wù)分類展開工作職責(zé)和內(nèi)容；
3．職務(wù)說明書的編寫最好在一個固定的辦公地點由小組成員統(tǒng)一進(jìn)行，以便于及時溝通。
4.每個成員側(cè)重編寫本部門或個人最為熟悉的職務(wù)說明書；一個部門完成后再進(jìn)行下一個部門。
5．定期、定時進(jìn)行全組成員溝通，以便及時糾正偏差。
6．每個成員在編寫過程中要及時與相應(yīng)部門主管及相應(yīng)職位工作執(zhí)行人進(jìn)行溝通，使職務(wù)說明書盡可能與職位的實際情況。
7．調(diào)查完一個部門之后，職務(wù)說明書的編寫便可開始；同時再對另一個部門展開調(diào)查。
七、總結(jié)與修改
工作小組對完成的職務(wù)說明書進(jìn)行審核、匯總后向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。如有必要做個別修正和調(diào)整。最后對說明書進(jìn)行編輯存檔，以備后用。隨著工作性質(zhì)、任務(wù)等方面的變化，工作說明書應(yīng)及時進(jìn)行修改，以保證其較強(qiáng)的應(yīng)用性。 |
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