專業的描述是這樣的：職務分析是指通過觀察和研究，確定關于某種特定的性質的確切情報和（向上級）報告的一種程序。
人事心理學家從人力資源管理的角度出發提出了一個非常容易記憶的6W1H職務分析公式，從七個方面對職務進行分析：
1.WHO：誰來完成這項職務；
2.WHAT：這項職務具體做什么事情：
3.WHEN：職務時間的安排；
4.WHERE：職務地點在哪里
5.WHY：他為什么履行職務（職務的意義是什么）
6.forWHO：他在為誰履行職務
7.HOW：他是如何履行職務的
職務分析是人力資源管理工作中其他所有工作的基礎。它的主要目的有兩個：第一，弄清楚企業中每個職位都在做些什么工作；第二，明確這些職位對員工有什么具體的從業要求。如果一個企業連這些問題都搞不清楚，其他的人力資源管理活動只可能是空中樓閣。
在人力資源管理的各個環節中，職務分析應該說是一個比較有難度的工作：首先它對職務分析的實施者（人力資源部門）有一定的專業素質要求。如果缺乏必要的專業常識和專業經驗，很可能需要多次的反復。
其次，職務分析不是一項立桿見影的工作。雖然它對人力資源管理的后續職務影響是巨大的，但它很難為企業產生直接和立即的效應。這種特點可能會使人事經理將職務分析工作一拖再拖，往往成為一件"跨年度工程"。
再次，職務分析工作不是人力資源部門單獨可以完成的，它需要企業每個部門，甚至是每位員工的協助，有時可能會不可避免的影響到正常工作。另外，有些企業的管理者并不了解"職務分析"的作用和意義，認為職務分析可有可無，從而得不到管理者得支持，也會影響職務分析工作的開展。
最后，職務描述和職務資格要求要隨著企業職位的調整和職能的轉變而相應的變化。職務分析是一個連續的工作，當企業任何一個職位發生變化時，就要對這個職位重新進行職務分析，調整該職位的職務描述和職務資格要求。否則，職務描述和職務資格要求就會成為一紙空文，發揮不了任何作用。有些人事經理在進行完一次職務分析后，就將分析的成果束之高閣，使職務分析成為形式。 |
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