2.詢問具體情況
利用此機會更多地收集到真實的情況。您收集的情況越具體真實,您的指導也就越有效。您可以用開放式問題來收集具體的信息,征求員工對此問題的認識及想法。最后總結一下您的理解以確認已對所有事實有清楚了解。
3.商議期望達成的結果
在確認事實的基礎上開始商議期望達到的結果是什么。可能是下屬員工需有更多的投入,改進溝通技能、或減少遲到等,確保這些理想的結果與完成已計劃的績效指標或工作目標緊密相關。雙方對最終想獲得的結果,有一個共同的認識是至關重要的。因為如果雙方對想達到的結果意見不一致就會對為達到結果所采取的有效工作方式產生分歧。最終完成目標的是下屬人員本人。
4.討論可采用的解決問題的方法
在對理想結果取得一致認可的基礎上,開始討論用什么樣的方法來達到目標。這是指導的最終關鍵,你可以通過詢問:
- 那你將采用什么方法來處理……?
- 如果……你將怎么辦?
- 如果……你將怎么說?
當有幾種解決問題的方法時,開誠布公地討論每種方法的利弊,盡量多地采用下屬人員本人提出的方案,雙方認可為達到理想的目標應采取的步驟和方法,確認雙方都理解了將要采取的方法及步驟。
5.設定下次討論時間
在結束討論之前指定一個下次討論的時間。以讓下屬人員感覺到你始終關注他/她這方面的改進情況。
二、中期回顧
(一)中期回顧的目的和意義
中期回顧的目的與平時日常工作中經常性指導是相同的。可以理解為是一次較正式的跟蹤指導,提供必要的指導以確保他們能達到或超越既定的績效指標及工作計劃。績效管理系統通常應該設置中期回顧,比如在年初計劃了績效指標或工作目標后180天后有一次回顧,最終年末是綜合績效評估考核。
有效地進行中期回顧是表示上級幫助下級完成績效指標或工作目標的誠意。上級人員并非擔任一種裁判的角色來判別下屬是否完成目標,而是承擔了教練員的角色來幫助下屬成功。為了保證年度績效考核指標的實現,經理要定期了解員工績效計劃完成情況,根據管理幅度、工作運行周期和不同指標的特點,對績效計劃指標的進展區別不同情況實行日報、月報、季報或年報,并采取工作進度匯報分析會、指導會或書面通知等方法,使這項工作制度化、規范化。
(二)中期回顧的準備工作——收集績效計劃執行結果
1.數據收集的程序
人力資源部于每個月末或季度末給有關職能部門或下一級單位人力資源部下達書面通知,對數據收集提出具體要求,于每個月或季度末將員工績效計劃完成情況數據報有關業務管理部門審核,然后報人力資源部。
2.數據收集的角色分配
人力資源部負責組織數據收集并匯總;職能部門或相關業務部門負責業務指標的審計確認,保證數據的真實可靠,最后將審定后數據報人力資源部。
3.關鍵績效指標的數據收集方式
人力資源部于每季度末下達一次收集通知,組織各級部門上報一次關鍵績效指標的完成情況:
- 財務類和市場類關鍵績效指標數據,一般由本單位綜合職能部門和業務部門負責提供。
- 內部營運類和學習發展類關鍵績效指標數據,由相關部門提供,或采取問卷、測評等方法獲取。對于那些需要采取問卷、測評等方法才能獲取的指標,如客戶服務滿意度、職工隊伍穩定等采集難度比較大、成本比較高,可視其重要性或工作需要適當減少采集的頻率。 |