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    “酒店政治”要做好
    在會場上企業(yè)最怕個別經(jīng)銷商有異議當(dāng)場發(fā)作造成的會場尷尬甚至是集體情緒，這樣給訂貨會帶來的不僅是訂貨會的失敗，更是對未來半年銷售的負(fù)面影響。
    因此，與代理商、經(jīng)銷商深度溝通很重要。發(fā)現(xiàn)代理商、經(jīng)銷商懷有異議，或者思想波動、情緒反應(yīng)，企業(yè)必須及時與之溝通，以防其在訂貨會現(xiàn)場爆發(fā)。這就要求在訂貨會之前把這些可能存在的問題規(guī)避掉。
    相反，如果會場現(xiàn)場能有幾個經(jīng)銷商積極訂貨，踴躍的榜樣則能帶來積極的影響。怎么樣才能將榜樣樹立起來，帶動會場氣氛，這需要負(fù)責(zé)經(jīng)銷商的人員事先與經(jīng)銷商深度溝通。
    如果現(xiàn)場有突發(fā)事件發(fā)生，應(yīng)該立即將有情緒的經(jīng)銷商獨立出來，請到會場外單獨溝通，同時還應(yīng)有人組織經(jīng)銷商繼續(xù)訂貨，避免受其影響。但是這畢竟是已經(jīng)發(fā)生了，不良影響還是存在，所以最好在萌芽狀態(tài)就把現(xiàn)場可能出現(xiàn)的問題區(qū)隔開，降低其發(fā)生的概率，這就需要“酒店政治”。
    所謂“酒店政治”，是指業(yè)務(wù)員與經(jīng)銷商在訂貨會之前就在酒店溝通好，“擺平了再到會場來”。如果沒有及時與經(jīng)銷商溝通好，讓其情緒在會場上發(fā)揮，那整個訂貨會就功虧一簣了。事先需要經(jīng)銷商做到什么程度，哪些方面必須穩(wěn)住，在什么情況下帶好頭，這些都有賴于做好“酒店政治”。 
    酒店政治”實行的是“人盯人”戰(zhàn)術(shù)，比如，負(fù)責(zé)湖北市場的人員從湖北區(qū)的經(jīng)銷商下榻酒店開始，就要開始與之溝通，發(fā)現(xiàn)問題并安撫，將經(jīng)銷商的異議、投訴、牢騷等都在酒店里解決掉，才能保證現(xiàn)場的順序按照企業(yè)的思路有條不紊地進行。
    因此訂貨會的前一天很重要，在前一天晚上，負(fù)責(zé)經(jīng)銷商的人員都能夠與經(jīng)銷商做好溝通，人員一般由參加過訂貨會并且熟悉業(yè)務(wù)的老員工擔(dān)任，以防在溝通中涉及政策之類的業(yè)務(wù)問題無法很好地應(yīng)對。
    另外，必須強調(diào)在現(xiàn)場無論遇到什么問題，唯一的辦法就是解決。不要出現(xiàn)經(jīng)銷商發(fā)牢騷，工作人員也跟著發(fā)牢騷，或者推脫責(zé)任。因為這樣的情況是最糟糕的，如果讓經(jīng)銷商看到了，品牌形象必將大打折扣，并且直接影響到經(jīng)銷商的訂貨情緒。因此工作人員的狀態(tài)非常重要，這就要求對訂貨會工作要有科學(xué)明確的分工，充分調(diào)動工作熱情。
    必須設(shè)置機動小組
    訂貨會現(xiàn)場工作人員必須嚴(yán)格按照分工來完成工作，可以發(fā)揮主觀能動性，但是要與自己的“分內(nèi)”有關(guān)系，不能天馬行空，完全按照自己的意識來做。比如，在現(xiàn)場不要發(fā)現(xiàn)某個環(huán)節(jié)沒有人在崗，就主動頂上去，這樣做可是“吃力不討好”。因為這樣會造成缺人手的地方有人服務(wù)，自己應(yīng)該做好的又沒人負(fù)責(zé)，會場容易混亂。因此訂貨會現(xiàn)場需要很嚴(yán)格細(xì)致的分工，按照分工的職責(zé)來做。
    訂貨會工作小組分工的時候，有必要設(shè)置一個機動小組，與考核組是一起進行的，在考核的時候發(fā)現(xiàn)哪里服務(wù)的工作人員不見了，馬上從機動組派個人頂上去，然后考核組立即找到原來離崗的同事責(zé)令返崗工作，并繼續(xù)考核。
    另外，考核組在現(xiàn)場發(fā)揮的作用也很重要，必須巡視整個會場，與總指揮配合好監(jiān)督會場上人員的工作情況，及時處理人員安排。在訂貨會開始之前必須強調(diào)現(xiàn)場人員守住自己的崗位，不要擅自離崗、替崗。
    通訊、保安、時間掌控都不能少
    很多企業(yè)訂貨會會尋找策劃公司負(fù)責(zé)具體項目的策劃，策劃公司就是訂貨會的協(xié)力商，訂貨會現(xiàn)場要做好，協(xié)力商也是重要角色。有很多細(xì)節(jié)協(xié)力商更清楚。除了在訂貨會之前與協(xié)力商充分溝通外，還要跟協(xié)力商達成協(xié)議，訂貨會期間協(xié)力商多派人手過來，以防現(xiàn)場因不熟悉細(xì)節(jié)而造成的麻煩。
    開幕的時候最重要的就是掌控時間，一位領(lǐng)導(dǎo)遲到半個小時，時間安排就全部打亂了，這樣必然影響后續(xù)安排。好的開始是成功的一半，必須保證時間不要與計劃有太大的出入，使得流程能夠順利進行。每個人上臺發(fā)言，10分鐘就是10分鐘，事先應(yīng)有約定，不要讓其發(fā)揮，以免影響后續(xù)工作。
    另外，現(xiàn)場的通訊和安全工作很重要。所有工作人員的通訊方式整理成清單，人手一單，方便聯(lián)系，同時也要強調(diào)通訊紀(jì)律，不得關(guān)機和出現(xiàn)手機欠費情況。曾有企業(yè)出現(xiàn)工作人員因心理壓力過大，手機關(guān)機的情況。
    所有的樓梯口要有保安力量，有的訂貨會地點選在海邊或者山莊，都要注意每一位人員的安全，不要樂極生悲。
    這些工作將由總指揮統(tǒng)一把關(guān)，需要強調(diào)的是總指揮必須是“置身事外”的人員，不能具體負(fù)責(zé)事務(wù)，否則不能通觀全局。有的企業(yè)礙于領(lǐng)導(dǎo)面子，董事長、總經(jīng)理是總指揮，這樣并不是明智的做法。董事長、總經(jīng)理是訂貨會的主角，卻還要擔(dān)任總指揮，根本無暇顧及。因此總指揮由企劃部某位員工擔(dān)任更為合適，會場上所有人都要聽其指揮，包括領(lǐng)導(dǎo)。

作者介紹：郭漢堯老師是實戰(zhàn)派營銷管理專家、最具價值的經(jīng)銷商培訓(xùn)專家、成長型企業(yè)品牌運營管理專家、《銷售與市場》雜志社第一營銷團專家、資深訂貨會培訓(xùn)專家、金牌銷售培訓(xùn)師、資深店長培訓(xùn)專家、實操型培訓(xùn)講師。系多家成長型企業(yè)品牌營銷顧問，擔(dān)任品牌企業(yè)、管理咨詢顧問機構(gòu)，品牌營銷策劃機構(gòu)職業(yè)經(jīng)理人十三年，擁有豐富的營銷管理實戰(zhàn)經(jīng)驗。現(xiàn)任九洲同行品牌營銷策劃機構(gòu)領(lǐng)軍人物、漢碩國際管理學(xué)院MBA特邀教授、上海連碩管理機構(gòu)高級講師、深圳聚成華企特約講師、奇安達品牌營銷顧問·終端管理學(xué)院院長、貴派企業(yè)品牌營銷顧問·營銷學(xué)院院長、廈門博弈管理機構(gòu)特約專家、南昌一佳名師講堂特邀核心專家、中國總裁培訓(xùn)網(wǎng)金牌講師、淘課網(wǎng)簽約講師、聯(lián)商網(wǎng)簽約講師、《贏家大講堂》特聘專家。