中國是一個文山會海的國度，君不見打開電視新聞頻道，從中央到地方，無不是會議報道。好像只有會議才能顯示領導的存在，好像只有會議才能解決問題，好像離開了會議，這個社會就不能正常運轉了。
企業也是如此，沒有會議，干部就無法展示權威，沒有會議，老板就不能發號司令。對一個企業而言，其實會議本身才真正是問題的根源——是一切管理混亂的根源。
沒有制度或者有制度執行不了，靠會議;有矛盾、有糾紛，積怨多了，靠會議;有投訴、有質量問題，沒有人解決得了，靠會議;有臨時任務、有上級指令，要布置，靠會議……總之，沒有規范的企業，一切工作靠會議。會議無規劃、會議無主題、會議無目的，會議隨時可能召開，會議隨時可能延長、會議常常老調重彈，會議往往議而不決。會議只是表明管理者在工作，卻不能幫助員工解決多少實際問題。
說起開會，很多企業的員工都會心生恐懼。會議并不殺人，為何會生恐懼呢?有個企業的員工告訴我：對他們而言，會議就是煎熬和折磨。說好三分鐘的短會，不超過半小時不會結束;說好二個鐘頭的會議，沒有半天下不來。領導出差前要開個會，叮嚀叮嚀;領導出差后，見聞要介紹介紹，當然忘不了對其出差期間犯錯誤的員工要清算清算。領導參觀一下別的企業，發現有差距，也要回來罵罵員工——為什么你們沒有別人做得好?會上總是老板或上司在教訓員工——好像企業的所有問題都出在員工身上。今天張三挨罵，明天李四被批，下一次不知輪到誰。這樣的企業，員工有沒有別的病不清楚，但一定少不了會議恐懼癥。
我曾經是無效會議的政治犧牲品，就因為一次對徒有形式而無內容的冗長會議無法忍受中途退場，導致了我政治生命的終結——從入黨積極分子變成了永遠與黨無緣。當我在企業擔負一定的職務之后，我不敢亂開會，也不敢開長會，每次會議我都認真準備，每次會議我都預報時間并且承諾絕不超時，因為我不想自己也成為別人中途退場的會議主持人。我發現認真準備、掌控得法，會議也是推動工作的有效手段。因此，我想對會議的作用、意義以及會議管理辦法談談張國祥老師個人的經驗和體會，以供希望從會海中解放的企業借鑒和參考。
一、 會議的基本作用
會議的作用不外乎布置工作、總結經驗、討論事項、分析問題、研究對策，一言以蔽之就是做出決策。
也就是說每次會議都有特定的主題，都有需要解決的問題，只要圍繞主題、集思廣益，達成問題解決的目的就行，這樣的會議才有意義。
二、 會議的管理辦法
一個企業每年應該召開的會議其實是屈指可數的，固定會議除了企業的年度總結大會、半年總結會、月例會、周例會(班組有晨會或晚會)之外，其余的會議都是專題會議，或是非常規會議，也可以稱之為臨時會議。
企業必須建立會議管理制度或者是會議召開流程，對各類會議的主持人、參加人員、召開地點、會議召開時間長短、會議發言順序、會議成果(如會議紀要、會議簡報、會議決定等)做出清楚明確的界定，以確保會議召開的效率和效益。
對各種臨時會議實行申報審批制度，可以制訂《臨時會議申報審批表》，對會議召開的目的意義、參與人員、討論事項、解決問題、會議時間地點等事先做出規劃，事后進行跟蹤。讓會議主持人或召集人做到開會有目的、有計劃、有成效。
企業必須把握一個原則：可開可不開的會議堅決不開。
企業如果能將會議效率與績效考核掛鉤，那將是最有效的會議管理。
三、 主持會議的技巧
會議成敗或作用大小與主持人關系極為密切，要想會議取得成效，主持人必須做好以下工作：
1、 事先做好規劃，確定會議主題、討論重點、解決途徑、發言順序，并設計好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會者會議的主題;
2、 掌控會議進程，啟發與會者的參與性和創意思維，讓會議朝有利問題最終解決的方向發展;
3、 及時機智打斷無關會議主題的提議和發言，保持會議主題不動搖;
4、 在會議冷場時，要主動化解緊張局勢，避免陷入僵局;
5、 在會議討論熱烈時，要善于引導，對建議性意見及時給予鼓勵;
6、 注意眼觀六路、耳聽八方，對內向沉穩者，主動給予發言機會，不使每一個出席者受冷落;
7、 適時歸納總結，問題解決了，及時宣布散會。
8、 對超時會議必須征得全體出席人員同意方可延時，否則宣布擇機另開。
9、 會議紀要必須在會議結束后半個工作日內發放到與會者手中，最好用電腦記錄同步發放;
10、 做好會議跟蹤，確保會議決定事項得到落實。
如果一個企業想從會海中解放，就必須對會議進行管理。
來源：牛津管理評論 |
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