BPM究竟如何變革企業(yè)的流程管理？小小的審批流程就能說明一切。
今年，我們的三大任務之一就是流程再造，要建成像海爾集團一樣的流程。“吉利集團董事長李書福的決策代表了目前相當一批企業(yè)的意向。可現(xiàn)實往往事與愿違：”我們曾經(jīng)把各個部門找來，談流程怎么優(yōu)化，可是各部門一見面就開始互相抱怨，根本談不出來結果。”
“經(jīng)過咨詢公司的診斷之后，咨詢顧問給我們留下了上百個流程，關于各項流程的操作手冊幾大麻袋都裝不下，我們怎么去執(zhí)行管理？”
“一個簡單的書面單據(jù)審批卻需要一兩周……”
以上情景，經(jīng)常在各家企業(yè)上演。這些問題或許跟一家企業(yè)的不良文化、管理不善直接相關，但問題的癥結卻往往出在流程。
BPM應運而生
海爾集團的張瑞敏曾總結，流程再造與企業(yè)文化是海爾集團的致勝法寶，其他諸如技術、市場、OEC（Overall Every Control and Clear，日清日高管理系統(tǒng)）等等只是這兩個法寶的外延。海爾集團也曾宣稱：“中國唯一一家當天付款的企業(yè)就是海爾集團”、“唯一一家從一個巨大的倉庫演化成了一個高效準時（Just In Time）的倉庫的企業(yè)也是海爾集團”。可惜的是，相當數(shù)量企業(yè)學習海爾集團的時候，太看重海爾集團的外延而不是關注其內(nèi)涵。
不過，今天實施流程管理的企業(yè)似乎比海爾集團幸運多了，他們有了新的流程管理工具—BPM（Business Process Management，商業(yè)流程管理以下簡稱“BPM”）。
自1990年美國MIT的哈默（Hammer）教授提出BPR（Business Process Reengineering，商業(yè)流程再造，以下簡稱“BPR” ）的概念以來，一直沒有間斷的實踐和理論研究使人們意識到：流程管理不僅是“重組”大拐彎，流程的持續(xù)改進更關鍵，因此提出了階段性重組BPR和持續(xù)改進流程相結合的做法，推出BPM流程管理系統(tǒng)。
“所謂的流程，簡單地說，就是做事情的順序。”作為BPM和工作流程自動化的領先企業(yè)，安碼商務軟件系統(tǒng)公司（Ultimus）提供的跨行業(yè)的BPM平臺在全球擁有近1，000家成功用戶，該公司亞太區(qū)副總裁奈德。史密斯（Ned Smith）說道。
安碼商務軟件系統(tǒng)（上海）有限公司總裁崔志立進一步闡釋：“其實流程管理理念暗含了一種思想：一家企業(yè)更像一個復雜的計算機系統(tǒng)，一種人造生命的整合形式。此種生命是靠數(shù)以千計的、由網(wǎng)絡連接在一起的大腦來運轉的。在這種情況下，一個流程設計就是一個運算法則，計算機就是公司，運作程序就是商業(yè)流程，操作系統(tǒng)就是組織的文化。”
而BPM系統(tǒng)就是將企業(yè)完成其業(yè)務獲得利潤的過程，如生產(chǎn)流程、業(yè)務流程、財務審批流程、質(zhì)量控制等70%以上需要兩人以上協(xié)作實施的任務全部或部分交由信息系統(tǒng)處理，并使其簡單化、自動化的業(yè)務過程。
重塑流程 舉重若輕
上海施貴寶公司是著名制藥企業(yè)百時美施貴寶公司（BSM SQUIBB）在中國建立的第一家中美合資制藥企業(yè)，主要從事心血管、代謝和抗生素類藥品的研制、生產(chǎn)和銷售。而流程管理曾經(jīng)一度使該公司副首席信息官（CIO）顧大為等感到束手無策。
以人事審批的“年假申請”為例，許多情況下，員工更愿意根據(jù)記憶請假，結果出現(xiàn)只剩余三天假期卻請了五天假的情況；而部門主管在不知情的情況下，出現(xiàn)錯批也就不足為怪了。
實施BPM系統(tǒng)后，員工在填寫申請單時，HR部門的相關規(guī)定都能在界面上找到，不僅如此，系統(tǒng)還會自動提示剩余天數(shù)，如果員工的申請?zhí)鞌?shù)超過了范圍，系統(tǒng)就會拒絕發(fā)送。而部門領導拿到員工的申請后，只需參考頁面資料，而不必再向HR部門咨詢。
同時，對于要求審批的申請，下一步應該提交給哪一位主管，該主管應該在什么期限內(nèi)簽署完畢，都非常清楚。涉及到財務審批的，每位主管都可以看到自己的審批額度，如果單據(jù)超過了該主管的額度，系統(tǒng)就會自動提示。
每位員工都可以實時看到自己遞交申請的狀態(tài)：到了哪個部門；審批意見是什么；還需要哪些人的簽字，以及還需要多少時間最晚審批完畢。
“如此一來，就改變了以往公文經(jīng)常丟失、不符合規(guī)范，超越權限審批等問題，同時縮短了公文流轉的周期。”顧大為認為，目前的系統(tǒng)能夠帶來這些流程變化，是因為BPM系統(tǒng)的開放性很好地實現(xiàn)了與其他信息系統(tǒng)如企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等的整合，而不僅僅是將流程向自動化遷移。
沈劍軍，梅特勒—托利多（常州）稱重系統(tǒng)設備有限公司（以下簡稱“梅特勒—托利多公司”）管理信息部負責人。早在2002年，沈劍軍領導的IT部門就曾對公司業(yè)務部門進行過業(yè)務調(diào)研，跟蹤了一批具有代表意義的手工紙張單據(jù)的審批流程，結果發(fā)現(xiàn)一張單據(jù)的平均審批時間約為五個工作日左右，如此漫長的審批過程，不僅業(yè)務部門難以忍受，公司領導層也對繁復的審批流程頭痛不已。
實施BPM系統(tǒng)之后，公司原先審批流程的周期從五個工作日縮短到了兩個工作日；異地審批的效率和精確程度反而比以前本地審批還要高。這讓沈劍軍深為自豪。
除了審批流程，上海施貴寶公司還重新設計并上線了采購、財務報銷等多個流程；而沈劍軍帶領的梅特勒—托利多公司IT團隊，還對零星物流采購料、物料清單（BOM）更改流程、固定資產(chǎn)申請審批和固定資產(chǎn)報廢申請審批流程和突發(fā)性項目審批流程四大流程進行了實施。
其中，突發(fā)性項目，也即“預算之外的預算”的審批，普遍令企業(yè)的首席財務官（CFO）感到棘手。梅特勒—托利多公司對此做出了一些調(diào)整。在實施BPM系統(tǒng)之前，對突發(fā)性項目預算的處理基本有兩種方式，一是把項目A的預算臨時挪借給突發(fā)性項目B；二是特事特辦，越過公司的財務部門，直接找總經(jīng)理特批。現(xiàn)在，BPM系統(tǒng)配合公司的財務系統(tǒng)，設計了突發(fā)性項目審批流程，并在系統(tǒng)中得以實現(xiàn)，這樣既保證了業(yè)務的靈活性，又保證了操作突發(fā)性項目的規(guī)范性。
據(jù)稱，梅特勒—托利多公司的全球首席執(zhí)行官（CEO）曾經(jīng)對這個項目大為贊賞，在集團內(nèi)部的一次會議上，他專門介紹了公司的BPM項目，引起了梅特勒—托利多集團其他國家分支機構的濃厚興趣，不久，梅特勒—托利多集團的日本分支機構上馬了安碼商務軟件系統(tǒng)公司的 BPM Suite系統(tǒng)。
強調(diào)技術，少走彎路
“BPM代表了一種重要的技術轉變。”中美施貴寶公司副CIO顧大為對此深有體會，以往流程技術提供的自動化程度都是有限的，因為它們無法把異構的系統(tǒng)連接起來或是執(zhí)行以人為中心的合作活動，這使得許多工作還需要通過手工來操作。
在流程軟件的使用上，中美施貴寶公司曾經(jīng)走過彎路。
“主要的問題出在流程的再開發(fā)、跟蹤以及系統(tǒng)的開放性上。”顧大為說。中美施貴寶后來不得不報廢原先幾百萬元的投入，重新進行BPM系統(tǒng)的選型。
據(jù)安碼系統(tǒng)公司亞太區(qū)副總裁奈德。史密斯透露，BPM系統(tǒng)的基礎是開放性的流程，這些流程能夠在圖形界面中組合成更大的流程。這些更大的流程內(nèi)的數(shù)據(jù)流通過Java開放來展現(xiàn)。同時，流程具有獨立性和可存取性，以及XML創(chuàng)建半結構化數(shù)據(jù)的能力，可以輕松存取工具軟件，并享受E-mail和辦公軟件的強大功能和靈活性。
盡管上馬BPM系統(tǒng)的一次性投入成本并不低，但中美施貴寶公司和梅特勒—托利多公司的信息技術部門目前都已掌握開發(fā)實施的方法，能夠結合公司新出現(xiàn)的流程，自行開發(fā)相應的應用。
“不過，對于尚未實施BPM系統(tǒng)和已實施BPM系統(tǒng)卻找不到頭緒的企業(yè)而言，并不是直接從‘咨詢顧問手中接過100多個流程，然后讓100多個流程演變成更多流程’。”新華信管理顧問有限公司信息化咨詢中心總經(jīng)理李彤建議，“20%的流程往往決定了企業(yè)80%的整體績效。企業(yè)應該找出決定整體命運的關鍵流程，然后進行貫徹實施。”
“所謂流程，就是做事情的順序。”奈德。史密斯說。 |
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