與其他發布形式相比，新聞發布會的優點是主題明確、效率高、影響打、成本低。但新聞發布會的策劃和舉辦也不那么簡單。如何策劃和舉辦新聞發布會？
1、確定時間。
一般說來，應選擇周二至周四上午九點9：30-10：30是比較合適的時間。周一事務最多，沒空；周五想著享受周末，不愿工作；下午召開，很可能趕不上當天晚報。因此，都不合適。
此外，要確保新聞發布會當天沒有更重大事件，否則，你發出的聲音會被重大事件的聲音淹沒。
2、媒體選擇
在選擇媒體之前，一定要分析媒體的屬性：它的定位、讀者群、影響力等。中央級媒體往往是企業最倚重的傳播渠道，其次是網絡媒體包括門戶網站、企業內部網站及博客。需要強調的是。雖然中央媒體最權威，但有的中央媒體通過機關征訂發行，不一定能覆蓋到普通消費者，企業應根據媒體的功能，合理搭配，滿足自己的需要。筆者建議：
（1）選擇中央媒體，發揮其權威性；
（2）選擇網絡媒體，發揮其覆蓋面和影響力；
（3）還應考慮“專業對口”的媒體，增加專業性
（4）與公司長期保持聯系的媒體一并邀請。
3、邀請記者
邀請記者很有講究。電話邀請，不夠隆重；發邀請函，可能被文件淹沒。筆者建議：
（1）先發邀請函，讓新聞發布會顯得比較正規，讓記者更加體面；
（2）再電話確認，詢問信件是否如期送達，對方是否參加。
4、新聞通稿與背景資料
發布會上應提供新聞通稿和背景資料，方便記者報道和擴大報道范圍。新聞通稿可以在記者簽到時發，記者邊聽邊看。背景資料一般應包含以下內容：
（1）危機事件的要點
（2）公司發展簡史
（3）發言人簡介
（4）聯系方式
5、培訓和演練
常態下，新聞發布會之前進行培訓與演練；危機狀態下，應進行充分的內部溝通，決不可打無準備之仗。如此，才可以檢驗系統是否存在故障，發言人是否稱職，具體過程如下：
（1）模擬提問。設想媒體可能問的問題，員工充當“記者”提問，發言人回答。
（2）自我檢查。錄下模擬提問過程，讓新聞發言人反復觀看，發現不足加以改進。
（3）專業培訓。常態下，應邀請專家對新聞發言人進行培訓。
6、注意事項。
（1）要為記者提供有價值的信息，不要讓他們失望。
（2）不要讓記者提前采訪或提前得到新聞發布會的細節。
（3）邀請函中最好不注明會議聯系人的全名和個人電話。
（4）所有公布的材料上應打上公司標志，傳播公司形象。
（5）無論是演練還是實際發布會，都要錄像，既可以自我檢查，也可以提供給媒體。
作者：葉東 來源：博銳管理在線 |
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