很多企業的老總常常會遇到很多關于分支機構財務問題的尷尬：某某分公司庫存和財務不符；某某分公司經理攜貨款××潛逃；經查某某辦事處促銷員的工資一直不是按照公司標準執行的；某某辦事處的陳列獎金沒有足額到位，但公司財務已經給予核銷和劃撥；某大區辦公室離職人員的欠款一直沒有徹底解決。等等諸如此類的問題一直使營銷老總和總經理即生氣又很困惑，頒布的法令也沒有徹底的解決問題。在此根據我多年既做過駐外主管、駐外經理也做過銷售經理的營銷經驗，來探討一下這個這個在營銷管理和公司發展大計上很嚴肅的話題，以期找到解決問題的方案或途徑。
一：為何組建駐外分支機構
由于銷售拓展的客觀需求以及財務、倉儲的便利性需求，組建區域市場的所在地的分支機構成為了企業水到渠成的選擇。所有駐外分支機構的工作都是圍繞銷售展開的，因此無論是分支機構選址、人員編制、戰略目標、財務流程還是倉儲運輸都要服務于銷售這個核心，并把創造價值和利潤作為分支機構生存之根本。因此在反映分支機構的業績和支出的財務系統上，一定要服務于銷售，并有自身系統的獨立性。
二：過目一下分支機構財務的功能和流程
分支機構一般是以大區辦公室、分公司或是辦事處這三種方式存在的。一般大區辦公室下轄分公司和辦事處。分公司有獨立的財務系統和流程，有正規的財務職權和規章，并有倉儲運輸系統協同作戰，一般日常工作有回收貨款，提供燃料經費、人員開資、業務經費的核銷、返點的發放、提供財務票據、收取道具押金、扣除分公司人員的罰款等等。辦事處一般財務只負責簡單的貨款回收和人員薪水發放，以扶植經銷商銷售為主，很少有倉儲和運輸系統，有私自設立該系統逃避稅收的不在我討論的范圍之內。由于業務簡單往往財務和出納一人兼職，隨機性很強。
三：弊端和漏洞如何形成的
我們在開篇羅列的現象僅僅是冰山的一角，更多的觸目驚心的案例和現象都沒有一一列舉。羅列更多的現象只能讓管理者們更加憂心自己的財務系統，在此我們分析一下漏洞和弊端是如何形成的，只要診斷出病癥，才能對癥下藥，才有根治的可能。
1.一般企業為了更好的服務于公司，基本上是分支機構的財務受分支機構經理管轄，甚至掛銷售的編制，脫離了公司的財務體系，使得財務的制約功能很難真正的發揮出來。很多企業也嘗試過建立各司其職的財務和營銷體系，在分支機構和睦相處，互相促進。但大多是互相抱怨，財務抱怨銷售特例太多，很多票據以及手續不符合財務規章；銷售投訴財務不會變通，不了解銷售，制度僵硬，導致很多商機流失。于是更多的企業屈服了銷售的壓力，給了駐外經理更多的職權。因為駐外機構本身就是為了更好的銷售，這在一定程度上埋下了銷售不遵守財務流程，甚至暗箱操作的禍根。
2.財務人員不懂銷售，很多制度出臺的生硬缺少變通，在一定程度上負面影響以及特殊處理事件的增多會導致財務制度成為一紙空文。比如借款制度和回款制度，如果規定每月借款不得超過5萬元，但當月分公司搞了大型的促銷活動，不能特通處理，會導致促銷中斷或是挪用其他的款項。規范財務流程從源頭上需要財務系統聯合銷售系統出臺一套務實高效可行性強的財務規章制度，并力求全面靈活，闡述清晰，防止擦邊球的出現，以適應現代市場的激烈競爭。
3.分支機構的經理職權過大，掌握著巨大的營銷資源，使得駐地財務往往監控起來十分困難。很多區域經理往往主管幾個省的銷售，大大小小的市場幾十個，市場發展的程度不通，所需的政策和方案都不通，力度大小都有差別，各種返點、促銷、DSR、搭贈、品嘗、破損等等，因此財務往往很難分清真偽，而其又沒有一套強大的監督體系。所有這一切既考驗著區域經理對基層主管的工作監督質量，其經驗和敬業程度是關鍵；也考驗著區域經理的品德和素質，特別是在金錢面前的原則。
4.財務功能與銷售系統互相包庇，被邊緣化的財務與銷售一起蒙蔽公司財務系統。很多企業的駐外經理一旦在財務上被查出腐敗現象，往往牽出財務一同下水，特別是分公司的財務體系，不管是底薪加平均提成系數還是固定薪水，都比銷售人員開的要少些，這幾乎是個通病。是行業結構不同造成的，越是成熟的市場差別越大。因此不平衡感和對金錢的追逐很容易使天高皇帝遠的駐外財務失去職業道德，一同陷入了不能自拔的漩渦。
5.粗放的營銷政策導致漏洞百出，不貪污就等于白白看著浪費；粗放的財務政策導致什么票據都能報銷。
一些消費品企業對市場的費用計算很是簡單容易操作，即嚴格按照百分之幾的比例，不夠不再追加，多銷多投。這樣導致區域銷售好的費用比較充足的區域經理，開始琢磨著把前轉移到自己的賬戶上，因為市場的費用很富裕，投多了就浪費了，而其大的長遠的投入確是公司市場部的事情。于是漏洞總是會被找到或是創造出來。而不好的區域會失去良好的心態，琢磨把不該拿的錢先花著，于是導致很多花樣的財務弊端出現。企業的風氣是潛移默化的，往往規范的會少有小的插曲，不規范甚至個個酒里都攙水，哪個都有毛病。
不規范的操作就會有很多不符合制度要求的造假行為出現，但粗獷的財務體系往往控制總額，對細小的環節往往不是很留意，聽到有的駐外主管說過酒話：“我把煤氣票子貼上了，財務都給報了，以后還有貼上喝茶的發票啊”，聽了讓人為之震撼。
四：治標治本的幾劑良方
上一環節我們探討了駐外機構財務出現漏洞的原因和表相，盡管可能掛一漏萬，并不全面。但其實質是相同的，就是營銷和財務都沒有發揮好各自的管理功能，包括制度的制定、實施、監督、管理、再修訂、溝通協調等一系列的工作都沒有做到位。因此我們的提出的醫治良方可能不能具體的開出是用紅花、天麻還是用陳皮、獨活等藥材，只能給出藥的風格，是祛風除濕或是清熱解毒。具體病癥的根治還要企業自己的管理者根據病癥下好自己的藥方。
1.健全可執行的財務體系是企業壯大的根本保證，也是企業在具有良好核心競爭力的情況下能快速發展的充分必要條件之一。
因此需要一個凝聚了營銷和財務共同心智的財務制度，即符合財務的科學操作規范和流程，也符合銷售高效復雜的市場工作規律，還要有一定的靈活性。這個財務制度一定要體現分支機構的財務特點，把工作和監督管理結合起來。
2.對銷售的財務政策要不折不扣的執行，不能隨意變通和更改，領導也不能擅用權威使制度變成了擺設。只有嚴格的執行才能使各種監督和制約發揮作用，才能使投機者畏難而謹慎行事。
3.做好駐外財務和銷售的定位和協調工作，各司其職，互為一體，互相促進，又都有其獨立的組織性。分公司的財務要受公司財務系統的縱向領導，向其負責和匯報工作，同時做好銷售的服務和監督工作，包括支付和匯總的功能。銷售要充分配合財務的工作，按照財務的流程和制度開展工作，不能輕易逾越制度的約束。
4.建立嚴謹的財務監督體系和核查機制，并組織實施。
包括財務和銷售本身要有自己的監督管理辦法，如財務縱向賬目的檢查，現金與市場費用是否有市場部的檢查和確認等等；銷售的庫房盤點、費用的花銷，票據的真偽等等。一旦發現問題，立查到底，決不手軟。很多企業就是因為財務危機最終導致落敗破產的，巨人大廈的隕落也是與財務制度不健全有著很大的關系。企業應該對駐外營銷員工有借款制度、核銷體系、不同級別的信用額度、預警機制、貨款回流制度等等。比如外企對駐外機構借款有很多詳細的制度約束，對借款人、用途、數額、審批、核銷等方方面面均有嚴格的要求，并執行財務追蹤和責任倒查制度，一連串的周密的財務體系使得其財務上很少有令人驚嘆的事件發生，分析起來并不足為奇。
5.珍惜名譽，企業辦事要講原則，防微杜漸，以一正百。
很多民營企業面對貪污腐敗、員工私拿貨款拒不上交或攜款私逃的事件時，企業常常采取息事寧人的態度，希望大事化小甚至忍氣吞聲不了了之，開除往往是最嚴厲的懲罰。雖然我們不提倡采取浪費人力物力的對簿公堂之做法，但姑息仁忍有時會給下一個心術不正者提供絕佳的參考案例。平時多組織法律講座，強化員工的法律意識；必要時拿起法律的武器捍衛自己，可使員工在內心深處形成企業不可侵犯的心理認同感，指導其行事的準則和方向，也使想走捷徑或貪戀貨款者缺少投機的理論基礎。
以上我們探討了駐外機構的職能以及漏洞的出現的原因，最后我們給出了改善問題的幾個藥方，希望發現或是置疑分支機構有問題的企業老總能深思熟慮，深入一線營銷，熟悉一線銷售，及時發現問題并思考問題的根源，無所顧慮嚴懲不貸。同時出臺一個適合本企業的有創造性的規章制度和流程體系，使銷售和財務各司其職，用心工作，不誤入歧途，使企業在激烈的市場競爭中利于不敗之地。希望我簡單平實的分析和以點帶面論證能給為此困惑的老總一些靈感和裨益，那筆者真是榮幸之至。
（作者：馮啟） |
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