有人可能會說：如果一切都制度化，會很僵化，很死板，做事情會沒有效率的。這是對于“一切都要制度化”最常見的批評。在實際工作中，很多管理者都會在某些情況下，運用自己的權力，跳過制度的束縛，直接辦理某些事情。在內部控制理論里，管理者的這種行為被稱作“管理層越權”，是內部控制制度的大敵。“管理層越權”是在企業管理中難以絕對避免的，應該盡量減少的，但在管理實踐中又確實是時有發生的。
我們看到的很多間諜片或者戰爭片里，時常會有間諜化裝成對方的高官，派頭很大地硬闖崗哨，并且往往得逞。這就是因為對方的某些高官平時就不遵守有關的保衛制度，自己經常出現“管理層越權”，搞得崗哨在面對高官或者貌似高官的人時，無所適從，才會被對方間諜所利用。所以，盡管“管理層越權”可能有其業務上的必要性，但其負面影響也很大。身為管理者，應該盡量克制自己出現這種行為。管理者不應該把內部控制制度看作是束縛自己的，而應該看作是幫助自己管理眾多員工的。管理者自己帶頭尊重內控制度，內控制度才能真正發揮作用，幫助管理者管理好員工。很多公司對于“管理層越權”往往是有處罰的，比如，在對管理者績效考評中扣分。
那么，既然“一切都要制度化”，我們能不能把“管理層越權”也通過“制度化”來揚長避短呢？能。
這就是所謂的“綠色通道”制度。對于某些要急辦的事務，設立一個“綠色通道”制度，要求各級辦事人員加快處理速度，或者減少某些程序，直接交由主管負責人決策。這樣的“綠色通道”制度，減少了層層檢查審核，將更多的責任放到了主管負責人肩上，要求主管負責人做出更多的主觀判斷。這樣做，確實可以提高辦事效率，但也相應加大了出錯的風險。
可見，這個“綠色通道”制度也不可濫用。孫子兵法有云“兵者，以正合，以奇勝”。沒有這個“綠色通道”，企業里需要加急辦的事情會被耽誤，企業的競爭力會下降；但總用這個“綠色通道”，就會增加出錯的風險。
如果很多事情都要求走“綠色通道”制度，不僅加大了企業風險，“綠色通道”還容易被阻塞。這時，又需要一個安排來確保“綠色通道”不被阻塞。例如，限定每個月每個部門可以使用“綠色通道”的次數。這樣，每個部門就可以自己權衡要辦事情的輕重緩急，自己決定哪些事情要走“綠色通道”。
在“綠色通道”制度的執行中也更容易出現欺詐舞弊，因為可能會有人利用主管負責人時間緊迫又要迅速做出決定這一特點，故意將一些不合規的事情，例如價格有水分的合同、虛假的付款等，拿來走綠色通道。這樣做，可以避開常規的層層審核，來碰一碰運氣看主管負責人是否會在時間壓力下犯錯誤。這時，就要求主管負責人對于來自“綠色通道”的事務保持足夠的警惕，不能只注重效率而忽視風險。另外，為了降低這方面的風險，還可以安排所有走“綠色通道”的事情要在事后再走一遍常規檢查審核，這會大大增加欺詐舞弊者事后被發現的風險，從而降低欺詐舞弊發生的可能性。
我們通過“綠色通道”制度這個簡單的例子來討論了一下“一切都要制度化”如何操作。在現實管理工作中，只要我們堅持這樣一個信念—“一切都要制度化”，我們就總能設計出好的制度和規定來，既保證工作效率又降低風險。
來源：管理學家 |
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