張國祥老師答網友問
尊敬的王先生：你好！
今天回答你用什么軟件制作流程圖的問題。這個問題就像我們從甲地到乙地，可以選擇不同的交通工具，甚至也可以行走不同的路線，最后都能到達目的地一樣，并非唯一選擇。比如你們目前用WORD繪制流程圖也一樣可以達成目的。但從繪制簡單、優化方便的角度來說，我還是向貴公司推薦微軟的VISIO軟件。
VISIO系列軟件是微軟公司開發的高級繪圖軟件，屬于Office系列，可以繪制流程圖、網絡拓撲圖、組織結構圖、機械工程圖、流程圖等。它功能強大，易于使用，就像Word一樣。它可以幫助網絡工程師創建商業和技術方面的圖形，對于復雜的概念、過程及系統進行組織和文檔備案。VISIO 2003還可以通過直接與數據資源同步自動化數據圖形，提供更新的圖形，還可以自定制來滿足特定需求。升級的VISIO 2007提供了各種模板：業務流程的流程圖、網絡圖、工作流圖、數據庫模型圖和軟件圖，這些模板可用于可視化和簡化業務流程、跟蹤項目和資源、繪制組織結構圖、映射網絡、繪制建筑地圖以及優化系統。
VISIO是一套功能強大的系統軟件。我們今天只是簡單地介紹一下其中流程圖制作的方法和要領。
首先每個流程圖設計人員的電腦都必須安裝這一軟件，才能使用。
其次當我們打開VISIO軟件，點擊其中的“流程圖”，并找到“垂直流程圖”就可進行流程圖繪制了。
打開流程圖表框之后，首先確定流程圖名稱，將圖表最上方的《工作進程》替換為流程圖名稱。如果事先確定了流程編號的，把編號放在流程圖名稱前面。在流程圖名稱下面，我們建議增加“擬制或設計”、“審核”、“批準”和“年月日”欄目，以便明確責任。
垂直流程圖軟件設計了五列職能帶，根據需要，也可增加一列或減少一列、二列。對于“職能”，我建議使用流程進程或活動承擔的崗位名稱，如總經理、財務經理、采購員、計劃員等具體崗位名稱，并且反對使用部門名稱，因為一個部門往往有多個崗位。責任不落實到崗位，就難以保證有效執行。
確定本流程進程或活動承擔崗位之后，就可以進行流程描繪了。流程進程或活動先后每個企業依據自身實際進行描繪就可以了。我要強調指出的是，不能以“開始”和“結束”來描述流程的起始與結束。對于“開始”，我建議以本流程所要達到的目標來描述或者以本流程負責人提出的明確要求開始，也就是說要開宗明義、指明方向。對于“結束”，我同樣建議使用本流程達到的目的來總結，基本上是與開始提出的要求首尾呼應的。這樣也才能真正體現流程的閉環。
當然在繪制之前，我們必須對左邊的基本形狀各自所表述的含義理解清楚。當我們確定使用某一形狀時，只要用鼠標點擊該圖形往流程圖表框一拖即可。雙擊該圖形就可在里面輸入工作進程或流程活動。為了提高效率，各進程之間的連線可以在流程描述完成后一次進行。VISIO 2007版還具有自動連線功能。
操作工具只有使用才能明白，再加上你們已經具備了流程分析和描述的能力，因此也不需我作過多的說明。只要你們的設計人員安裝了VISIO軟件，在軟件上練習幾次，應該就能運用自如了。
我也提供一個簡單的流程圖供你們參考，但并不表明，我認同這一流程是最好的或最優的。這是一個公司的晨會流程圖。
雖然VISIO是繪制流程圖使用率最高的軟件之一，但也有自己的一些不足。所以，結合企業實際情況和員工偏好選擇合適的工具可能更為明智。
本人意見僅供參考。
作者：張國祥 來源：博銳管理在線 |
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