作者：中天華溥高級項目經理 梁麗莉
一般來說，組織設計會有四個工作階段：組織設計方案、部門職責設計、崗位設置、編制崗位說明書。
而最后的文案，客戶會有諸多應用的崗位說明書，則是人力資源管理的一個基礎。其作用是企業用于明確崗位職責與權力的邊界的工具。最后將繼續應用于招聘、培訓、考核、定薪、人才發展、組織設計等人力資源管理的多個模塊，那么在編制崗位說明書前，需要梳理職責并分配到崗位上去，這項工作有很多工具可以使用，RACI職責分配矩陣、PDCA職責分配表都可以使用，今天來介紹PDCA職責分配表的操作過程。
一．梳理詳細工作任務
各個部門職責梳理清楚后，部門內部各崗位所分擔的具體工作事項和職責,需要形成以PDCA循環。因此要將部門職責職責進行PDCA分配:每項工作任務的完成都需包含一個完整的PDCA循環,就每個崗位所分配到的每項工作職責而言,都應在后面用相應的P、D、C、A進行標注,以明確各自承擔的角色,通過審視一項工作任務的PDCA分配,可以看出是否存在職責角色缺失、工作流程過長或任務分配不合理等現象。
若某個崗位掌握了過多工作任務A(核準、確定)的權利,大權獨攬,則說明該崗位過于集權,這樣,一方面可能由于工作量過大、過于繁忙而導致決策效率降低,另一方面也降低了其他崗位的工作價值。對于一項工作任務,若存在過多C(檢查、督導)的環節,則應審視是否其中某些環節可以取消,以提升工作流程的運轉效率。若某些崗位集中了多數C(檢查、督導)的職責,而很少承擔規劃(P)、批準(A)或實際執行(D)的角色,則應考慮該崗位是否應該獨立存在,是否可以將該職務的職責釋放給其他崗位。
二．編號
為使工作任務在相關崗位間的分配情況更為清晰,建議對于每個工作任務進行從左至右的順序編號,這樣便于檢查一項職責是否落實到位。
三．橫向百分比
“職責分配表”中的橫向百分比表示,對于某一項模塊職責來說,各個崗位所承擔的責任權重分別為多少,其總和等于100%。這一百分比的標示僅針對三級部門內部所有崗位。由于明確了不同崗位在某一項職責模塊中所承擔的不同重要性,因此若某項工作未完成或未達到既定目標,哪些崗位應負主要責任就一目了然了。對于一項職責模塊而言,行使P和A角色的崗位通常具有相對較高的重要性權重。
四．縱向百分比
“職責分配表”中的縱向百分比表示,對于該崗位來說,各職責模塊在該崗位總體工作中所占的綜合重要性權重為多少,其總和等于100%。這一百分比標示僅針對三級部門內部所有崗位。通過縱向百分比可以清晰看出,該崗位的哪些工作職責比較重要,哪些工作職責重要性稍低。
五．崗位主要職責
將“職責分配表”以崗位為單位縱向切下,可以看出,所列示的內容即為該崗位“崗位說明書”中最重要的組成部分——“工作職責”的內容。《職責分配表》是編寫《崗位說明書》的重要基礎。
六．“部門職責”及“職責內容”
即“職責分配表”最左邊兩列的內容,實際上它們來源于組織功能表。因此,在寫作這塊內容的時候,可以將組織功能表中相應該三級部門的“職責模塊”及其“職責細項描述”復制在此。在編制《職責分配表》過程中,如果發現原有的職責模塊和職責細項描述有誤,可以返回組織功能表進行更正。
七．崗位名稱
《職責分配表》以三級部門為單位進行編寫,因此在列示崗位時,只需將該三級部門內所有崗位及二級部門相關正副職列出。在進行《職責分配表》編寫的同時,應審視崗位設置是否合理,是否可以將一些崗位合并,或必須拆分出新的崗位。通常,要設置一個新的崗位,應確保該崗位工作量飽滿,與其他崗位間不存在職責的重疊等。
八．崗位編制
《職責分配表》在崗位名稱下方還應注明該崗位的“計劃編制數量”及該崗位的“實際編制數量。
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