我和一個了不起的財務(wù)總監(jiān)一起工作，他耐心地指導(dǎo)我需要學(xué)習(xí)的東西直到我成為一名有效的財務(wù)主管。現(xiàn)在，我給了相同工作背景的首席財務(wù)官(CFO)這樣10個關(guān)鍵問題
25年前，當我第一次成為一名首席財務(wù)官(CFO)時，我已經(jīng)學(xué)習(xí)了一些會計課程，但我還不是一名會計師。像許多首席財務(wù)官(CFO)一樣，我的工作背景是投資銀行及財務(wù)分析。我是幸運的;我和一個了不起的財務(wù)總監(jiān)一起工作，他耐心地指導(dǎo)我需要學(xué)習(xí)的東西直到我成為一名有效的財務(wù)主管。現(xiàn)在，我經(jīng)常遇到和我有相同工作背景的首席財務(wù)官(CFO)。當他們問我，一開始的時候我希望自己能夠了解什么時，我給了他們這樣10個關(guān)鍵問題：
1.當我們準備財務(wù)報表時，我們公司正在做的管理決策是什么?
在財務(wù)報表中體現(xiàn)的那些數(shù)字是事實。但除了數(shù)字之外，還有其他的財務(wù)意見。我們需要把每樣?xùn)|西都弄清楚。
2.我們需要花多長時間結(jié)賬?
為什么花了這么長時間?包括什么樣的手動過程?更新我們的系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時間是否包括在內(nèi)?我們要如何改善這些流程?
3.我們是否有一個兼?zhèn)湄攧?wù)信息和經(jīng)營指標的完整系統(tǒng)?
我最喜歡的一位高管過去常常說，除了事實外，還有“真正的事實”。如果你的公司有兩個或兩個以上的報告系統(tǒng)，你就必須要花非生產(chǎn)性時間來協(xié)調(diào)差異并且理清沖突的定義。我曾見過一個公司對于收益有四個不同的定義：還貸前的GAAP收益，還貸后的GAAP收益，計算銷售傭金的收益，以及GAAP收益。所以，你必須要有一個獨立的、正確的信息源。
4.為什么我們有這么多的報告?
舉個例子，曾經(jīng)有個公司的財務(wù)部門發(fā)布了超過100份的定期報告，但許多原來要求提供這些報告的人已經(jīng)在幾年前走掉了，會計團隊也不知道現(xiàn)在誰在閱讀這些財務(wù)報告，或者做這些財務(wù)報告是否仍然有價值。解決方法是，當會計團隊將這些財務(wù)報告放到內(nèi)網(wǎng)上，方便員工通過自助的方式訪問后，哪些報告正在被使用、哪些報告己經(jīng)不再有價值就能明顯看出了。
5.告訴我，我們用Excel在做什么，以及我們?yōu)槭裁匆褂肊xcel?
Excel是一個多功能的并且易于使用的偉大的發(fā)明。但是多組人員很難同時使用Excel表格，這樣容易出錯，很難發(fā)現(xiàn)錯誤并且不安全。使用Excel的最佳方法是使新的做法快速形成應(yīng)用系統(tǒng)中的模板。一旦某個財務(wù)流程保持了三個月的穩(wěn)定進行，那么就應(yīng)該將它開發(fā)成為一個可以協(xié)同工作的、自動化的、安全的企業(yè)系統(tǒng)和“超級Excel”。
6.誰有權(quán)使用會計系統(tǒng)中的各個功能?功能使用是如何記錄的?誰有權(quán)批準變更?
一個獨立的管理員應(yīng)該能控制這個系統(tǒng)，并且根據(jù)文檔化的審批流程進行變更。
7.我們部門的交易量是多少?
發(fā)票的總額是多少，要向供應(yīng)商支付多少的款項?對于每個供應(yīng)商來說存在多少采購項目?我們?nèi)绾魏饬抠|(zhì)量?
使用此信息來規(guī)劃人員編制。要表明隨著時間的推移，效率和質(zhì)量提高了。
8.有多少銷售訂單或發(fā)票被取消并且重新發(fā)單了?此類事件的主要原因是什么?總值多少錢?
如果這是一個很大的數(shù)字或大筆資金，那么這就預(yù)示著這是一個設(shè)計糟糕的系統(tǒng)。要解決這個問題。
9.在關(guān)賬過程中我們做了多少手動日記賬分錄?我們的審計師發(fā)現(xiàn)的審計異常是什么?
確定潛在的根本原因。采取糾正行動。
10.在財務(wù)部，我們應(yīng)該把我們的下一美元預(yù)算投到哪些地方?
優(yōu)先考慮最需要考慮的問題，并且在最需要的地方集中資源——即是否重新安排固定員工，臨時工作人員，培訓(xùn)，自動化，集成和業(yè)務(wù)流程。使用最新的云技術(shù)工具來簡化，標準化，集中和自動化全過程。
我相信許多閱讀本文的首席財務(wù)官(CFO)都有自己喜歡的問題要問他們的財務(wù)總監(jiān)。閱讀本文的許多財務(wù)總監(jiān)對于首席財務(wù)官(CFO)應(yīng)該問什么問題也有更好的想法。
讓我們知道那些問題是什么。我們很樂意傾聽您的見解。
作者:杰夫•愛潑斯坦(Jeff Epstein)，是Bessemer Venture Partners(美國柏尚風險投資公司)的運營合伙人和Oracle的前首席財務(wù)官(CFO)。他擔任云財務(wù)管理公司intacct董事會的董事。 |
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