課程時間：2012年10月24-25日
課程地點：蘇州市解放東路555號桐涇商務廣場2號樓11樓
課程費用：1980元/人
課程背景
在現代企業面臨的競爭日益激烈的今天，企業對行政管理水平要求也越來越高，同時對行政管理人員的專業素質也提出更高的要求，行政管理人員沒有受過系統的專業知識和技能的訓練，僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時候想為領導做得更多，卻總是被動地顧此失彼完成一些事務性的工作，很難 “想領導所想，急領導所急”，成為領導不可或缺的得力助手；經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現自己的職業價值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于沒有專項的培訓課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過二天的集中訓練，全方位提升行政管理工作的認知水平，快速掌握提升行政管理工的各項能力的方法和技巧。
課程目標
1. 明確各級行政管理人員的職業發展方向；
2. 學會編寫自己的崗位說明；
3. 明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識；
4. 學會奠定非領導的“領導”地位；
5. 運用流程化管理技能提升行政管理工作水平；
6. 有效利用時間管理的工具，提高自身工作效率；
7. 規范文檔管理為企業運營發揮重要作用；
8. 提升的商務公文寫作技巧，提高駕馭文字的能力；
9. 學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧；
10.了解商務接待活動中各項禮儀，體現企業良好形象。
課程對象
企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任等。
課程大綱
第一部分 職業素養篇
一、秘書／行政助理職業特性與素質要求
1. 秘書／助理人員的自我角色定位
① 初級秘書／助理：事務性文員
② 中級秘書／助理：事務性文員＋協助管理
③ 高級秘書／助理：獨立管理＋事務處理
★ 視頻：為什么不提拔我？
★ 現場演示：“用什么方式說話，永遠比說什么更重要”
2. 優秀秘書／助理人員的勝任素質
① 如何提升秘書／助理人員的素質
② 優秀秘書與一般秘書的差異
★ 案例分析：對待崗位的三種不同觀點的人，命運怎么就這么不一樣呢？
第一種人認為：初級秘書不就是端茶倒水，接聽電話，就是個“萬金油”角色；第二種認為吃年輕飯，混日子；第三種可是個有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘書／助理的職業生涯規劃
1. 什么是職業生涯規劃？
2. 為何要進行個人職業生涯規劃？
① 分析自我，確立人生的方向
② 準確評價個人特點和強項，在秘書／助理的職業競爭中發揮個人優勢
③ 看到秘書／助理職業發展規劃的前景，提供前進的動力
★ 小組討論：獲得員工成長與企業績效的雙贏
3. 職業生涯規劃的簡單步驟
① 掌握SWOT分析工具進行自我分析
② 運用“5W提問”法進行自我分析
◎ What I am? 我是什么樣的人？
◎ What I want? 我想要什么？
◎ What I can do? 我能做什么？
◎ What fit I most? 什么是最適合我？
◎ What I can choose？我能夠選擇什么？
★ 走進實戰：“我的命運我把握，我的前途我做主。”
★ 運用SWOT分析工具認識自我
三、秘書／助理商務禮儀規范
1. 塑造良好的個人職場形象
① 著裝的TOP原則
② “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區
③ 恰當的肢體語言讓自己成為一個有素養的人
★ 案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
2. 基本商務禮儀
辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應對技巧
★ 現場演示：如何著裝讓我更優雅和自信
四、辦公室5S管理
1. 5S的概念
2. 推行5S的重要性
3. 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
4. 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法
★ 現場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環境對我們有多重要，教會你5分鐘快速掌握5S技巧。
第二部分 工作技能篇
一、時間管理及工作統籌技巧
1. 時間管理的誤區
2. 時間管理的原則
① 目標管理與80/20法則
② 緩急輕重的優先管理
③ 個人時間與領導工作時間計劃與安排
3. 時間管理小竅門
4. 辦公室接待與電話處理
5. 上級的時間管理與安排
6. 自我情緒控制與壓力管理
7. 上司出差日程管理與工作計劃
★ 小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
我們每個人的生命就是通過時間來計算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時，1440分鐘，86400秒。人——倒計時，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時間，讓自己活出精彩？
二、會務組織與管理
1. 成功組織會議的技巧
2. 組織階段的工作：會前準備／會中協助／會后整理
3. 會議座次安排的學問
★ 練習：小組討論：如何協助召開公司例會
★ 案例：如何應對會議中的“漏洞”？
三、信息、文檔管理與運用
1. 信息收集
① 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
② 收集信息工作的三個訣竅
③ 信息的查實及傳遞
④ 信息的儲存與保密
2. 文檔管理
① 文檔分類及儲存的工作規范
② 文檔查閱及分裝的工作規范
③ 文檔銷毀及保密的工作規范
★ 案例：李秘書的返工引起的深思
四、行政公文寫作技巧與處理實務
1. 行政公文寫作的基本要求
2. 行政公文的格式
3. 常用行政公文寫作及公文格式要素范例
① 通用公文：報告／請示／批復／函／決定／公告／通告
② 事務公文：工作計劃／工作總結／會議紀要
③ 禮儀文書：請柬／介紹信／推薦信
★ 案例分享：請示／報告混為一體
★ 撰寫初稿練習：通知／報告／總結三種具體文體的大綱如何寫
第三部分 統籌管理篇
一、秘書/助理人際溝通與工作協調技巧
游戲導入：通過“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導出溝通的意義所在。
1. 成功溝通的秘訣
① 學會聆聽：不輕易打斷對方的話
② 怎樣反問：了解對方的需求
③ 如何肯定：肯定對方——微笑、點頭、是是是
④ 表明立場：拒絕的藝術
⑤ 提出解決方案：提出2-3個解決方案
★ 案例：如果是你該怎么說？——為想當然認為他的想法就是我的想法所付出的代價
2. 有效溝通過程及環節
① 信息發送、接收、反饋
② 有效發送的技巧
★ 現場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3. 認識你的溝通對象
① 與上級溝通的原則
② 與各種性格的領導打交道技巧
③ 跨部門的溝通技巧
★ 游戲：究竟是誰的錯？
二、行政管理人員辦公室事務管理
1. 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
2. 辦公室設備管理（電話、傳真、復印機、電腦）
3. 員工安全和保密工作
4. 公共關系管理
★ 全景案例：某公司年度大型慶典活動策劃始末
★ 案例：如何應對車輛管理的“漏洞”？
三、事物性項目性工作的組織管理
1. 事務工作有哪些
2. 學會列事務清單
3. 用項目計劃管理工作
★ 沙盤演練：如何設計大型接待計劃并實施
四、課程分享：我學到了什么？
講師介紹:韋老師
曾任上海LYMA（英國）人力資源總監，深圳海王藥業集團（上市公司）大區總經理，上海WATA （日資）總經理、恒源祥、蘇州三藥廠、蘇州房屋置換中心、蘇州委易印刷、太倉倉環、太倉恒鑫、太倉德威、上海天使股份、徐州維維集團、江蘇新事達、蘇鑫集團、深圳禮安電子、蘇州松下電子、臺灣冠鑫電子、蘇州大學文正學院、重慶金夫人、香港屏洋服飾、香港托尼-艾加電子、杭州遠大等企業顧問。學歷：MBA（留學新加坡）人力資源方向，擅長的項目有企業行政效能系統、人力資源系統、市場營銷系統、CIS系統市場導入。策劃的項目有56項，其中成功策劃海王張鐵林華東招商會、蘇州沈陽兩市市政府聯誼會。培訓的學員有兩萬余人。 |
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