 您的位置：首頁>管理文摘>經營管理>正文 |
年度大會怎么開 |
信息發布：企業培訓網 發布時間：2011-1-4 10:29:35 |
| |
年度大會怎么開 年終總結做完了，年度表彰也確定了，新年度的計劃也已經制訂好了，接下來就是開年度大會，即年終總結與年度計劃動員會議。問題是這年度大會該怎么開呢？什么時間？什么地點？什么準備？什么要求？什么程序？什么議程？什么方式？誰來主持？何人與會？怎么參與？什么收獲？怎么通知？都是需要仔細研究和精心設計的內容。 一、開會時間因為會議有兩項最大的主題，一是年終總結，二是年度計劃動員宣講，所以，年度大會的時間選擇不能太早，必須等一整年都過完了，所有的準備工作都做完了，并且連第二年的計劃都制訂完畢了，才能召開。同時因為有新年計劃要宣講動員，一年之計在于春，所以會議不宜太遲。 會議最好的時機是選擇在一月下旬至二月上旬之間，也就是陽歷年尾后至陰歷年終止之前的時間段內。中國有一個特色的長假期即春節，提前開會就等于把任務提前布置下去了，大家可以在春節期間邊休閑、走親訪友、拜見重要人物的同時，邊思考和談及新年的工作，提前調整好心態與思緒，做好各種準備。 開會的時間長度依據發言人數的多少、議程的多少、培訓內容的安排進行決定，小規模以1天為宜，中大規模以2-4天為宜，太短有走過場之嫌疑，太長了會有疲勞感，不利于吸收。 二、開會地點地點的選擇似乎沒有嚴格的要求，但要根據會議的人員規模、會議的議程有所區別。 一般說來，小規模的企業或者少人數的規模，可以選擇在公司召開，前提是公司有相應的會議環境。但是，如果規模比較大或者人數比較多，加上會議時間超過1天且還有培訓安排的，建議選擇會議中心召開，一是比較正式，二是比較集中，三是比較利于晚間分組討論，四是比較安靜封閉。 三、準備及要求需要準備的方面很多，如，人員通知準備、場地準備（音響系統、投影設備、白板、桌子椅子、紙與筆等）、桌名牌準備、文件準備，還有外地人員來回火車票和飛機票的準備、內部員工和外部員工的住宿準備、所有人員的餐飲準備、人員報道或簽到準備、會間飲水準備、應急事務準備等。 要求是指對所有與會人員的要求，比如會議匯報文件一定要做成PPT文件（這個非常重要）、會議期間著裝要求、人員報道時間要求、會議中手機震動或靜音、討論組織紀律要求等。 四、程序及議程程序是會議全程安排的進展順序，比如先做部門/中心工作匯報，之后做總經理工作匯報，再之后由董事長做總結報告。報告完成之后，進行年度表彰及頒獎，，頒獎之后就進行新年度的工作計劃宣講（計劃的順序跟總結的順序是反向的，先董事長講、后總經理講，之后才是按照順序的部門/中心宣講），最后進行培訓。 會議議程相對于程序就比較具體，部門/中心匯報、總經理匯報、董事長總、頒獎儀式、年度計劃、培訓等的主題思想都要有詳細的內容躍于紙面，要規定好每一個人所占用的時間長度，按照時間順序書寫出來。 五、會議方式會議方式沒有固定的模式，我開過各種各樣的年終總結及計劃會議，我認為最好的會議形式還是應該有一個或者幾個領頭人對與每一場剛剛匯報的內容進行及時點評，比如部門匯報可以請其他中心老總或者總經理點評，總經理匯報請董事長及時點評。可以這樣說，除了董事長的報告外，現場所有人的報告都應該有人點評，做到有人抽象概念、有人深入批評、有人進行表揚，既可以活躍氣氛，又可以幫助匯報者及其相關的下屬及時了解別人的看法，又能夠幫助全場所有人員認識公司在堅持什么、反對什么。在對計劃進行點評時，主要是提醒相關的接任務者要注意什么事項、別重蹈覆轍，勉勵其克服缺點、發揚優點，再接再厲。 點評方式的會議是最有效果的，也不是一般人能容易做到的，因為這需要你對被點評者的工作內容和風格非常了解，還要具有深刻的思想、抽象的概念思維能力和思辨能力，而且還有客觀、公正、無私。 六、主持人要求對于一個會議，主持人非常重要，年度會議也不例外。但主持人不是會議的主角，他/她只是起到承上啟下的連接作用，要求主持人帥氣或者亮麗，并且要求其具有幽默感，能根據會議內容在銜接的時候巧妙地活躍氣氛，又不占用大家的時間。主持人還有一個職能，就是提醒演講者注意時間、提請下面的演講者做好準備。 主持人要了解所有發言者的性格特征，及時加以引導讓人不逾矩，同時要根據現場情況調節氛圍，批評的時候暖場和救場，過分熱烈的時候巧妙地澆澆水，在現場人員發生臨時情況時要能夠靈機應變，順水推舟，讓會議順利進行。 主持人的服飾很重要，年度會議不是文藝晚會，所以不要艷麗，而要端莊、穩重。 七、與會者要求與會者的主要要求是，演講者或者匯報者一定要做好PPT文件，聽會者一定要全程積極參與，努力記錄好筆記；會議期間，不要獨自退場或者會場穿梭，不要在該討論的時候不參與、不要在不該討論的時候交頭接耳，以免影響會場的氣氛和別人全神貫注的精神。 為此，我建議會議的每一天晚間，都安排相關項目的討論，及時消化和吸收會議內容，這樣就可以讓員工主動認真聽取別人的匯報，檢討自己的工作。年度會議是所有人的一個大聚會，機會不容易，這個時候一定要安排大家多交流、多接觸。 八、參與和收獲年度會議的集體參與是很重要的活動和會議形式，參與的方式可以是討論，可以是現場發問，也可以是現場互動，無論是什么方式，目的就是要調動在座的每一位的神經，讓大家緊密跟隨會議的議程和內容。 經過緊張的會議和欣喜的表彰之后，問題出來了，優秀的榜樣也出來了，如果在這個時候安排半天到一天的培訓課程，可能的內容正好是與年度總結的問題、新年計劃的事業密切相關的，那樣就可以相得益彰，讓大家最后獲得更大的收獲。 九、會議通知到現在，我們都是在談準備，而且所有的準備工作都做完了，要準備召集人員回來開會了，所以，要提前把會議通知發出去，告訴所有的與會者提前處理好自己的手頭工作，做好各種準備，收拾好心情，準時到達會議指定地點。 會議通知中要把時間、地點、與會人員、會議主持、會議議程（總結、表彰、計劃、培訓）、注意事項等交代清清楚楚，以便大家準確無誤地參與到會議中來。 年度總結及計劃會議怎么開說完了，說起來簡單，做起來還真不容易，還有可能連筆者都沒有考慮周全的事情，建議成立一個會務組，發揮協同作戰的精神，專門為這個會議服務，就萬事大吉了。 |
 |
| 版權聲明： |
1.
本網刊發的各類文章，其版權均歸原作者所有；附帶版權聲明的文章，其版權以附帶的版權聲明為準。
2. 本網刊發的各類文章僅代表作者本人的觀點，不代表企業培訓網立場，本網站不對文章的真偽性負責。
3. 本網刊發的各類文章來源于其他媒體，轉載刊發僅為網友免費提供管理知識與資訊，不以贏利為目的。
4. 用戶如發現本網刊發的文章存在任何版權方面問題，請與本網聯系，本網站經核實后將進行相關處理。 |
|
|
![]() |
|
